Проекты 1С

Переход с устаревших систем на 1С 8

Переход с устаревших учетных систем таких, как Microsoft Access, Delphi, Visual Basic, «Торговля и склад» 7.7 на платформу 1С 8 в торговой или производственной компании

Вы руководитель компании, в которой исторически программист-разработчик писал несколько лет, иногда до 8-10 лет учетную торговую систему, на основании одной из ныне устаревших платформ.

С одной стороны данная система Вас устраивает, так как Вы сами приложили огромные усилия для ее внедрения, с другой стороны, данная система не в полной мере связанна с 1С Бухгалтерией, да и новые функциональные возможности новых систем значительно превосходят текущую систему, например блоки взаимоотношения с клиентами или финансовый учет.

Так же в устаревших системах, не всегда удавалось реализовать товародвижение, финансовый учет.

Данная ситуация обусловлена тем, что в компании 1С трудятся тысячи человек, включая бизнес аналитиков, консультантов, программистов, для написания типовых конфигураций 1С, в Вашей же компании трудился 1-2 разработчика, которые понимали Ваши бизнес-процессы сквозь свой личный опыт.

Тем не менее, основная проблема заключается как раз не в системе, а в программистах, которые ее писали. Не новость, что программисты со временем теряют интерес к своим разработкам, или просто покидают компанию. Документацию обычно в процессе разработки никто не поддерживает в актуальном состоянии.

Соответственно при каждом новом нанятом программисте, историческая информация об написанных алгоритмах становится все менее актуальной. Происходит критическая ситуация с поддержкой текущей информационной системы.

Вы принимаете решение о внедрении современных систем, так как больше не можете подвергать бизнес опасности власти одного программиста.

Наша практика показывает, что самое ценное с точки зрения автоматизации в компаниях, это распределение обязанностей между сотрудниками по обработке информации и понятные бизнес-процессы.

Тем самым, если Вы использовали ранее какие-либо системы, и они Вас устраивали, значит в Вашей компании с высокой долей вероятности бизнес-процессы отработаны. Таким образом обычно не возникает сложности с переводом компаний с устаревших информационных систем на современные.

Сложности могут возникать при переносе исторических данных из устаревших систем в новые. Однако на практике номенклатура товара, контрагенты, контактная информация переносится достаточно просто. Сложнее переносить взаиморасчеты, мультивалютный учет, специализированные расчеты и отчеты.

Зачастую заказчик ставит задачу перенести устаревшую систему 1:1 в современную систему, на такую, как, 1С:Предприятие.

Со своей стороны мы рекомендуем для начала изучить с нашей помощью все возможности современной системы и максимально использовать типовые функциональные возможности, и дорабатывать только абсолютно необходимые, что позволит максимально облегчить дальнейшую поддержку новой системы, без привязки к конкретным разработчикам.

Специалистами компании РЕАЛ СОФТ ЭО накоплен значительный опыт по переводу с таких систем, как:

Microsoft Access
Delphi
Visual Basic
Visual Fox Pro

Sybase
PostgreSQL
MySQL

На следующие программные продукты 1С:Предприятие:

1С:Предприятие «Управление Торговлей»
1С:Предприятие «Управление небольшой фирмой»
1С:Предприятие «Комплексная конфигурация»
1С:Предприятие «Управление Производственным предприятием»

Типовой план перехода:

Проводится первичное обследование	На данном этапе проводится общее обследование по текущим бизнес-процессам компании. Практика – интервьюирование ключевых лиц компании, отвечающие за работу в информационной системе.
Составляется отчет об обследовании	Цель отчета – обозначить цели и рамки проекта. Аргументировано подобрать конфигурацию 1С:Предприятие. Отразить в отчете отличия Ваших текущих бизнес-процессов от типовой конфигурации. Определиться с данными для переноса; Отразить необходимые доработки в типовой; конфигурации; Составить план перехода и зафиксировать планируемую стоимость проекта; Отразить текущие бизнес-процессы компании в отчете с привязкой ответственных, за выполнение операций в новой системе.
Согласование бизнес-процессов с руководством компании.	Проводится согласование и распределение задач между ответственными сотрудниками для работы в новой системе.
Подготавливаются данные для переноса из устаревшей системы в 1С:Предприятие. Выполняется тестовая выгрузка данных.	На данном этапе, заказчик получает выгруженные данные в новую информационную систему. Можно проводить тестирование данных.
Выполняются работы по доработке платформы 1С:Предприятие	Заказчик получает необходимые доработки и отчеты, которые могут быть протестированы на ранее выгруженных данных заказчика.
Выполняются работы по настройке выгрузки данных в 1С: Предприятие «Бухгалтерия»	Определяются данные для обмена с бухгалтерией.
Проводится обучение сотрудников по ролям в системе, готовятся инструкции.	По факту обучения проводится тестирование сотрудников на знание системы.
Проводится тестовая эксплуатация, новой информационной системы, параллельно с устаревшей информационной системой.	Тем самым гарантируется полная работоспособность новой системы.
Принимается решение о запуске, новой системы.	Производится повторная выгрузка данных, происходит старт новой системы.
Поддержка на этапе эксплуатации	Специалисты контролируют полноту и качество ввода данных в систему.

Вышеприведенная схема является типовой и описывает только общие этапы, детальный план перехода можно составить только при проведении обследования.

Проектный отдел нашей компании имеет опыт автоматизации торговых и производственных компаний с численностью персонала от 10 до 500 сотрудников. Знания торговых и производственных процессов, позволяют нам рекомендовать Вам оптимальные методы внедрения.

Читайте также :

1 С в новых торговых компаниях

1 С в отделе продаж

1 С в отделе закупок

1 С на складе

1 С в отделе транспорта и логистики

Финансовый учет в финансовых компаниях

1С :Управление торговлей базовая версия

Цена : 6 700 руб

У Вас торговая компания от 3х до 20 человек.
Необходимо управлять менеджерами по продаже.
Закупать товар.
Контролировать склад (от 1 до 1000м2).
Отгружать товар.
Выписывать: счет, накладную, акт, счет-фактуру, ттн, приходный, расходный кассовый ордер, кассовый чек.
Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.
Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам, складу, прибыли.

Все вышеперечисленные задачи с успехом выполняет 1С: «Управление Торговлей 8».

Основная схема работы торговой компании:

Шаг первый

Как организовать работу менеджеров?

Основные обязанности менеджера в системе 1С: «Управление торговлей 8»:

завести в 1С: «Управление торговлей 8» клиента с контактной информацией;
ввести данные, откуда пришел клиент в компанию (выставка, входящий звонок, сайт и т.д.);
написать событие по клиенту, и если необходимо, напоминалку, когда следующий контакт;
оформить и отправить счет по e-mail;
проконтролировать оплату;
зарезервировать товар на складе;
выписать отгрузочные документы.

Все вышеперечисленные обязанности реализуются в 1С: «Управление торговлей 8»

Карточка клиента:

В карточку клиента вводятся все необходимые контактные данные: наименование организации, телефоны, адреса, контактные лица, по необходимости реквизиты компании для оформления документов.

Карточка товара:

В карточке товара Вы сможете отразить не только наименование товара и его основные характеристики, а так же разместить фотографии товара, прикрепить внешние файлы, например сертификаты на товар, его описание для отправки по e-mail, инструкции по пользованию товара и т.д.

События по клиентам:

В системе 1С «Управление торговлей 8» реализован очень удобный механизм фиксирования всех событий по клиенту, если с одним клиентом работает несколько менеджеров или технических специалистов, то Вы сможете увидеть всю историю работы с клиентом.

Вы так же сможете ставить напоминалки о сроках отгрузок по договору, о днях рождения клиентов и т.д., полная замена MS Outlook и Excel.

У Ваших менеджеров будет мощнейший инструмент напоминаний и событий, которые будут выстроены в хронолигическом порядке :«события на сегодня, события на завтра, просроченные события, что безусловно позволит четко контролировать все задачи по клиентам.

Оформление счета:

В системе реализован очень простой механизм оформления счета. Почему мы рекомендуем выписывать счета в системе 1С «Управление торговлей 8» а не в Excel?

В вашей базе всегда будет зафиксированы все счета, которые менеджеры выписали.

У каждого счета будет уникальный номер.

Так как у Вас в базе уже заведены наименования клиентов и номенклатуры товара, то оформление счета из 1-5 наименований товара не займет более 1 минуты.

Отправка счета может производиться сразу же из системы 1С «Управление торговлей 8» с помощью встроенной почтовой программы. Вам не надо будет сохранять счет в формате XLS и отправлять его прикрепленным файлом через MS Outlook

Для отправки счета, Ваши менеджеры могут использовать встроенный в 1С «Управление торговлей» почтовый клиент:

Встроенный в 1С:Управление Торговлей 8 почтовый клиент

Вы можете посмотреть всю текущую информацию по счету, нажав всего лишь одну кнопку «Анализ заказа покупателя»

Контролировать оплату:

Вам надоело спрашивать бухгалтера о поступлении денег? Или бухгалтер на аутсорсе?

Мы рекомендуем самый простой механизм контроля поступлений денежных средств.

В настоящий момент у всех банков есть системы On-line bank или системы клиент-банк. Вы выгружаете выписку из такой системы в виде файла в формате 1С (все банки это умеют) и импортируете нажатием 2х кнопок в систему 1С «Управление торговлей 8». Теперь Вы сможете видеть все поступления денежных средств, так как они привязываются к счету, который вы выставили Вашему клиенту.

Но Вы выписываете десятки счетов в месяц! Как контролировать выставленные, но не оплаченные счета?

Вопрос решается формированием отчета по «выставленным, но не оплаченным счетам»

В данном отчете, Вы увидите все счета, которые Вам не оплатили Ваши клиенты.

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам:

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам

Зарезервировать товар на складе (независимо от величины склада) 1м2 в офисе или 1000 м2 складского комплекса в области:

Если в компании работает более одного менеджера по продажам, то Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда одна единица товара на складе продавалась разными менеджерами разным клиентам. В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете резервировать товар на складе и всегда иметь возможность посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар.

Посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар

Или так:

Шаг второй

Как организовать закупки?

Основные обязанности ответственного за закупку товара в системе 1С: «Управление торговлей 8»,:

поддерживать не снижаемый остаток товара на складе;
закупать необходимый товар;
оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поддерживать не снижаемый остаток товара на складе.

В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете ввести не снижаемый остаток для каждой единицы товара в системе. Раз в неделю или каждый день, ответственный за закупки будет формировать отчет в системе, который покажет какой товар приблизился к не снижаемому остатку, который необходимо заказывать.

Закупать необходимый товар.

Закупка товара

Так же есть возможность формировать отчет, который проведет анализ оборачиваемости товара с учетом сезонности. Вы сможете заказать именно тот товар, который продают менеджеры.

Почему так просто получить отчет, который практически недоступен для Excel?

Все дело в том, что все отгрузочные документы (Торг 12) оформляются в системе 1С: «Управление торговлей 8», где учитываются даты, кол-во, ответственный за продажу и т.д. Соответственно вся необходимая информация о потребности в товаре для Вашей компании у Вас будет доступна в отчетах.

Или так:

Отчет по реализации в разрезе проданных услуг

Для контроля за закупками, все что необходимо, это завести документ «заказ поставщику» в системе 1С: «Управление торговлей 8». В системе так же могут быть указаны сроки поставки.

Оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поступление товара оформляется документом «поступление товара», который в свою очередь вводится на основании «заказа поставщику».
Выполнить поступление товара в системе 1С: «Управление торговлей 8» очень просто, так как ранее Вы уже вводили номенклатуру товара в «заказе поставщику».
В поступлении так же могут фиксироваться серии товаров и сроки годности, по которым можно будет легко определять, какую серию товара лучше отгружать со склада в первую очередь.

Шаг третий

Как отгрузить товар?

Оформление счет-фактуры и накладной

Мы уже заказали и выполнили поступление товара на склад в 1С: «Управление торговлей 8», так же мы зарезервировали товар за покупателем (резервирование не обязательно).
Клиент изъявил желание получить товар.
Все что нам необходимо - это ввести на основании «заказа покупателя или Счета», документ «Накладная Торг 12» и «Счет-Фактура».
Традиционно для оформления данных документов используется 1С: «Бухгалтерия», но только в том случае, если в Вашей компании не используется 1С: «Управление торговлей 8».
Гораздо удобнее и правильнее оформлять данные документы именно в торговой системе 1С: «Управление торговлей 8», так как Вы сможете получать любые отчеты, по отгрузке товаров покупателям; например:

Анализ выполнения заказа покупателя:

Самый продаваемый товар по сумме:

Отчет по самым продаваемым товарам по сумме

Остатки по складу в ценах номенклатуры:

После ввода документов Торг12, у Вас будет уменьшен остаток по складу. Тем самым другие менеджеры уже не смогут продавать товар, который будет по документам отгружен со склада.

Шаг четвертый

Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.

Взаимодействие с бухгалтерией

Если в Вашей компании бухгалтер на аутсорсе, то Вы сможете сами оформлять в 1С: «Управление торговлей 8» все необходимые документы для отгрузки товара или оказания услуг.

Так же у Вас есть возможность выгрузить все оформленные Вами документы в 1С: «Бухгалтерия», что несомненно сократит затраты времени на взаимодействие с бухгалтерией.

Если бухгалтерия в штате Вашей компании, то идеальным вариантом будет оформлять все первичные документы в 1С: «Управлении торговлей», включая Банк. (что было описано ранее). Затем в автоматическом режиме будет производиться выгрузка данных в 1С: «Бухгалтерия».

Шаг пятый

Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам CRM, складу, прибыли.

Как контролировать эффективность работы менеджеров?

Контроль работы менеджеров может быть осуществлен с помощью основных показателей работы менеджеров:

общая сумма выручки;
число сделок;
число выставленных заказов;
число неоплаченных заказов;
число должников;
количество событий по клиентам.

Как оперативно оценить динамику продаж по менеджеру?

С помощью сводного отчета по объему продаж в разрезе менеджеров по продажам.

Оценка динамики продаж по менеджеру

Как найти ответственного за клиента менеджера?

С помощью обычной сортировки по ответственным менеджерам за клиента.

Сортировка по ответственным менеджерам за клиента

Или так:

Справочник по контрагенту, вкладка менеджеры

Как контролировать эффективность рекламы?

Вы сможете контролировать наиболее эффективные методы привлечения клиентов в компанию.

Все говорят, что очень заняты, но так ли это на самом деле?

Проверьте с помощью отчета по событиям, сколько менеджеры сделали записей по клиентам. Сколько отправили предложений и выставили счетов.

Показатели работы менеджеров

1C :Управление торговлей 8 ПРОФ

Цена : 22 600 руб

У Вас торговая компания от 3х до 20 человек.
Необходимо управлять менеджерами по продаже.
Закупать товар.
Контролировать склад (от 1 до 1000м2).
Отгружать товар.
Выписывать: счет, накладную, акт, счет-фактуру, ттн, приходный, расходный кассовый ордер, кассовый чек.
Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.
Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам, складу, прибыли.

Шаг первый

Как организовать работу менеджеров?

Основные обязанности менеджера в системе 1С: «Управление торговлей 8»:

завести в 1С: «Управление торговлей 8» клиента с контактной информацией;
ввести данные, откуда пришел клиент в компанию (выставка, входящий звонок, сайт и т.д.);
написать событие по клиенту, и если необходимо, напоминалку, когда следующий контакт;
оформить и отправить счет по e-mail;
проконтролировать оплату;
зарезервировать товар на складе;
выписать отгрузочные документы.

Или так:

Шаг второй

поддерживать не снижаемый остаток товара на складе;
закупать необходимый товар;
оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Или так:

Шаг третий

Самый продаваемый товар по сумме:

Остатки по складу в ценах номенклатуры:

Шаг четвертый

Шаг пятый

общая сумма выручки;
число сделок;
число выставленных заказов;
число неоплаченных заказов;
число должников;
количество событий по клиентам.

Оценка динамики продаж по менеджеру

Или так:

1С:Розница 8

Цена : 13 000 руб

Прикладное решение "1С:Розница 8" предназначено для автоматизации торговой деятельности магазинов и других розничных торговых точек, в том числе объединенных в торговую сеть.

Прикладное решение "1С:Розница 8" автоматизирует регистрацию следующих операций:

приход товаров от контрагента на склады магазина;
реализация товаров и услуг контрагенту;
перемещения товаров между магазинами, внутренними складами магазинов, магазинами и складами торгового предприятия;
торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи товара, так и с предпродажной подготовкой комплекта;
возвраты товаров от покупателей, включая возврат после закрытия кассовой смены;
инвентаризация товарных запасов;
оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в магазинах;
оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;
перемещение денежных средств между магазинами, внутренними кассами магазинов, магазинами и кассами торгового предприятия;
работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения/не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров; работа с банковскими кредитами.
использование процентных скидок по дисконтным картам (фиксированные и накопительные скидки), скидки с разделением по магазинам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты.
поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, электронные весы, дисплеи покупателя, эквайринговые системы, ридеры магнитных карт.

Прикладное решение "1С:Розница 8" может работать с территориально распределенными информационными базами(РИБ). При этом обеспечивается четкое разделение документооборота по магазинам, а в центральном узле РИБ консолидируется информация по всем магазинам сети. С помощью центрального узла можно быстро создать периферийный узел РИБ.

Прикладное решение "1С:Розница 8" может автоматически обмениваться информацией с управляющей информационной системой (back-office). В качестве управляющей системы для прикладного решения "1С:Розница 8" может использоваться прикладное решение "Управление торговлей". С помощью управляющей системы можно создать неограниченное количество узлов в прикладном решении "1С:Розница 8", которые, в свою очередь, могут являться центральными узлами распределенной информационной базы.

Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла прикладного решения. Например, в главном узле РИБ администратор системы может зарегистрировать пользователя информационной базы удаленного узла и настроить его права доступа.

Наряду с многомагазинным учетом, реализован многофирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации (фирме).

Прикладное решение "1С:Розница 8" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады магазина. Ордерная схема предусматривает предварительную регистрацию списка товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарами на складе регистрируется документами "Расходный ордер на товары" или "Приходный ордер на товары".

Автоматизируется учет товарных запасов на складах магазинов и учет денежных средств в кассах магазинов.

Прикладное решение позволяет из центрального узла регулировать розничные цены для каждого магазина. В то же время можно предоставить магазину право самому корректировать розничные цены в зависимости от его расположения и наличия конкуренции.

В программе реализованы механизмы формирования ценников и этикеток.

Реализованы механизмы автоматического определения ставки НДС в момент продажи товара со складов магазина. Система налогообложения устанавливается для каждого склада отдельно. В момент продажи товара, торговый зал (или склад), с которого необходимо продавать товар, определяется кассой продажи товара и номенклатурной группой, к которой он (товар) принадлежит, Это делает возможным корректный ввод документов в магазинах, использующих смешанную систему налогообложения.

Прикладное решение "1С:Розница 8" реализует схемы автоматизированного распределения товаров по складам, когда при приеме товара оператор может распределить поставку по складам (торговым залам) магазина в зависимости от номенклатурной группы товара.