Конкурентные преимущества

Преимущество системы АВАКС перед другими учётными системами в том, что АВАКС — это комплексное готовое решение для управления предприятием торговли малого и среднего бизнеса. Система АВАКС построена на базе 1С и полностью открыта для доработок штатным программистом. В основу системы АВАКС заложена россиийская бизенс-логика, с помощью системы АВАКС возможен учёт любых типов товара, систему АВАКС отличает простота внедрения и низкая стоимость.

Комплексное отраслевое решение.

Основное преимущество системы АВАКС перед множеством других учётных систем заключается в том, что это комплексное, специализированное, готовое решение для управления торгово-закупочными компаниями-импортерами малого и среднего бизнеса.

Платформа 1С.

Система АВАКС построена на основе 1С, что само по себе является надёжным фундаментом текущей работы и полной совместимости со всеми продуктами, входящих в состав 1С:Предприятие, а так же будущих разработок компании 1С и компании РЕАЛ СОФТ. Система АВАКС открыта для доработок и поддержки Вашим техническим персоналом. Безусловно, мы так же готовы сопровождать, поддерживать и обновлять систему и, в случае необходимости, по Вашему требованию, выполним доработки системы.

Российская бизнес-логика.

В основу системы АВАКС заложена российская бизнес-логика, ориентированная в первую очередь на достижение бизнес-цели торгово-закупочного предприятия. Идея системы — централизованный обмен информацией всех отделов, единство справочников.

Преимущество заключается в обязательном изучении и наложении Вашей модели бизнес-процессов на модель заложенную в систему АВАКС, что значительно влияет на качестве внедрения, оптимизирует внутренние информационные потоки предприятия.

Широкая специализация.

С помощью системы АВАКС возможен учёт любых типов товара. Количество записей номенклатуры может исчисляется сотнями тысяч, что позволит Вам вести учёт сотен поставок одновременно. Учёт договоров поставки и блок логистики в системе АВАКС позволит менеджерам по продаже постоянно быть в курсе доставки товара, а финансовым службам контролировать расходы на транспорт. Специальные формы представления информации на таможню избавят Ваших сотрудников от постоянного поиска описаний товаров, а финансовая отчётность по плану и факту поставки позволит Вам выполнить план фактный анализ прибыли договора.

Простота внедрения и низкая стоимость.

Не секрет, что стоимость программных продуктов 1С достаточно низкая. Основная финансовая нагрузка на предприятие — это внедрение программных продуктов. В нашем случае, стоимость внедрения будет значительно сокращена за счет типового решения АВАКС и полного понимания компанией РЕАЛ СОФТ процессов закупок-логистики-склад-финансовой отчётности.

Мы умеем говорить на Вашем языке.

Бухгалтерские вопросы.

Система АВАКС даёт возможность совместной и комфортной работы продавцов, финансистов и бухгалтеров, это достигается использованием единой номенклатурно-справочной информации, а так же процессом экспорта данных в 1С бухгалтерию, которая имеет возможность не зависимо готовить регламентированную отчётность. Тем не менее первичные документы вводятся в систему АВАКС что дает возможность оперативного учета для всей компании. Интерфейс системы АВАКС — стандартный интерфейс 1С, который позволит без труда и дополнительных затрат времени на изучение, работать с системой.

АВАКС: система управления предприятием торговли на платформе 1С

Бесплатные часы :   ч
Цена : 50 000 руб

 

"АВАКС" — это система управления предприятием оптовой торговли построенная на платформе 1С.

Система разработана с целью расширения функциональных возможностей стандартных конфигураций 1С, для удовлетворения потребностей оптовых торговых компаний в организации торговых бизнес-процессов от планирования продаж, до отгрузки товара со склада.

Одной из ценностей системы является заложенная идеология готовых бизнес-процессов. Это означает, что "АВАКС" будет особенно полезен руководителям и компаниям, которые хотели бы получить готовые технологии организации бизнес процессов с гарантированным результатом.

"АВАКС" является расширением возможностей следующих конфигураций 1С:

  • 1С:Предприятие «Управление Торговлей»;
  • 1С:Предприятие «Комплексная конфигурация»;
  • 1С:Предприятие «Управление Производственным предприятием».

Использовать систему управление торговлей "АВАКС" - это значит:

  • В режиме реального времени предоставлять руководителю требуемую информацию и обеспечить возможность мониторинга основных показателей деятельности оптовой торговой компании;
  • Объединить все отделы оптовой компании в единое информационное пространство, создать единую информационную систему, систему знаний компании;
  • Осуществлять управление цепями поставок и логистикой поставок;
  • Автоматизировать финансовый учёт (управленческий и регламентированный учёт);
  • Обеспечить всех сотрудников компании эффективными информационными технологиями, повысить эффективность работы каждого сотрудника, открывая тем самым широкие возможности для оптимизации бизнеса, и автоматизации управления бизнес процессами;
  • Лёгкий переход для сотрудников Вашей компании от использования типовой версии 1C: "Предприятие" к системе 1C: "АВАКС", обеспечивается привычным интерфейсом и понятной технологией работ.

"АВАКС" рекомендуется, как система управления оптовой торговлей для предприятий:

  • Осуществляющих оптовую торгово-закупочную деятельность;
  • имеющих распределённые склады;
  • состоящих из отделов продаж, закупок, логистики, склада, финансового отдела;
  • имеющих дилерскую сеть;
  • располагающих транспортными ресурсами или пользующихся услугами сторонних транспортных компаний;
  • ведущих управленческий и регламентированный финансовый учёт;
  • возможно являющихся участниками внешне экономической деятельности (ВЭД).

Система управления торговлей "АВАКС" разработана для решения следующих задач:

 

Управление продажами (CRM)

  • Регистрация всех действий менеджеров;
  • Анализ взаимоотношений с клиентами;
  • Отслеживание этапов продаж;
  • Формирование ценовых предложения;
  • Резервирование товаров.

Управление закупками, управление поставками

  • Контроль состояний заказов поставщику
  • Контроль потребности отделов в закупке товара
  • Контроль выполнения условий закупки
  • Контроль оплат поставщикам

Управление логистикой транспорта, транспортная логистика

  • Учет транспортировки товара;
  • Учет заказов транспорта;
  • Учет всех расходов по доставке;
  • Учет всех расходов по таможенному оформлению товара;
  • Отчет состояния доставки товара;
  • Управление финансовой деятельностью.

Управление финансовой деятельностью, финансовый учет

  • Контроль за движением денежных средств;
  • Контроль за планируемым движением денежных средств;
  • Учёт затрат;
  • Отчёт по прибылям и убыткам;
  • Формирование прайс-листов компании.

Управление складом

  • Полный цикл поступления товара на склад;
  • Полный цикл отгрузки товара со склада;
  • План-факт поступления товара;
  • План факт отгрузки товара.

Управление нормативно-справочной информацией

  • Единый справочник контрагентов для всех отделов;
  • Единый справочник номенклатуры для всех отделов;
  • 2-х язычные наименования номенклатуры;
  • Печатные формы информации о товаре для таможни;
  • Справочник статей затрат.

 

Управление продажами (CRM).

  1. Взаимоотношения с клиентами.
    • Хранение и актуализация базы по клиентам со всей необходимой контактной информацией.
    • Формирование и отслеживание событий по взаимоотношениям с клиентами.
    • Анализ отношений с клиентом
    • Этапы продаж
  2. АРМ менеджера по продажам - обработка, позволяет работать менеджеру по продажам в одном окне.
    • Работа с ценовыми предложениями.
    • Выписывать ценовые предложения и хранить их базу.
    • Рассылать коммерческие предложения по e-mail.
    • Работа с заказами покупателя.
    • Регистрация всех действий менеджера по продажам посредством системы событий.
    • Поддерживается две схемы работы с заказами покупателя: продажа товара со склада и «работа под заказ».
    • Выписывать счета клиентам.
    • Резервировать товар на складе и товар, заказанный у поставщика.
    • Провести анализ заказа покупателя с помощью отчёта «Анализ заказа».
    • Провести анализ заказов покупателей с помощью отчета «Анализ заказов покупателей».
    • Работа с резервами товар под клиента.
    • Контролировать оплаты и долги по заказам покупателя.
    • Контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами.
    • Контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы.
    • Отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи».
    • Отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок».
  • Работа с резервами товар под клиента.
  • Контролировать оплаты и долги по заказам покупателя.
  • Контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами.
  • Контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы.
  • Отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи».
  • Отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок».

Управление закупками, управление поставками, логистика закупок

  • Работа с заказами поставщику.
    • Поддерживается два процесса работы с заказами поставщиками: заказ товара у иностранного поставщика и заказ товара у отечественного поставщика.
    • Поддерживается заказ товара у поставщика по заказу покупателя или внутреннему заказу подразделения.
    • Формирование заказов поставщику на услуги поставщиков по выставленным счетам от поставщиков.
  • Фиксирование и отслеживание потребности отделов в товаре по внутренним заказам.
  • Фиксирование инвойсов в системе как документов подтверждающих выполнение условий договор с поставщиками.
  • Фиксирование претензий поставщикам через корректировку взаиморасчетов.
  • Возможность учета дополнительных расходов по доставке товара.
  • Специальная форма Purchase order c нумерацией и датой желаемой отгрузки товара от поставщика, формируемая на основе заказа поставщику.
  • Контроль планируемых оплат поставщику по условиям договоров.
  • Контроль состояния заказа поставщику отчетом «Анализ заказа».
  • Отслеживание выполнения договорных условий по заказу поставщику отчетом «Логистика поставок по поставщикам».
  • Контроль сроков отгрузки товара от поставщика через отчёты.

Управление логистикой доставки, транспортная логистика

  • Формирование заявок на транспорт отделами для транспортировки товара.
  • Формирование транспортных заказов для транспортных компаний по доставке товара транспортным компаниям.
  • Учёт товара «в пути».
  • Планирование и отслеживание стадий доставки товара отчётом «Отчёт по логистике доставки».
  • Учёт всех расходов по доставке, таможенному оформлению товара.
перейти к подробному описанию логистики

Управление складом

  • Полный контроль процесса поступления товара на склад в системе.
  • Полный контроль процесса отгрузки товара со склада в системе. Автоматическая постановка задач для участников процесса в системе
  • Складской учет товара по каждой единице товара, как в натуральном выражении, так и в суммовом.
  • Учёт товара на множестве складов.
  • Фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины».
  • Формирование задания для склада по отгрузке товара документом «Заявка на отгрузку».
  • Система позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе с фиксированием результата инвентаризации в системе.
  • Система позволяет подразделениям предприятия (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы).
  • Возможность комплектации и разукомплектации товара.

Управление финансовой деятельностью, финансовый учёт

Система управления торговлей АВАКС уже включает в себя систему автоматизации управленческого учёта и даёт возможность в полной мере использовать отработанные нами схемы:

  • Управленческого учёта
  • Финансового учёта
  • Ценообразования

Система управленческого учета

  • Учёт денежных средств.
  • Система позволяет регистрировать все операции связанные с движением денежных средств компании, как по банку, так и кассе. При этом вести учёт движения и остатков денежных средств в кассе и в банке.
  • В системе предусмотрена возможность отправки и получения платежей с помощью встроенной системы Клиент-банка.
  • В системе существует возможность оперативного планирования движения денежных средств для осуществления более эффективной деятельности компании.
  • Возможность ведение взаиморасчетов по факторинговой схеме с клиентами и банками.
  • Возможность ведения партионного учета товара на складе.
  • В системе предусмотрен учет различных видов накладных расходов — затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д.
  • Предусмотрено также распределение расходов по различным статьям затрат. С помощью отчетов можно отследить динамику изменения расходов по статьям затрат.
  • Получение данных по продажам по отчету «Продажи». Детализация по подразделению и менеджеру по продажам.
  • Получение данных по валовой прибыли по отчету «Валовая прибыль» в разрезе подразделений, номенклатурных позиций.
  • Получение данных по чистой прибыли компании в разрезе подразделений по отчету «Чистая прибыль».
  • Расчет прибыли по договорам продажи компании.
  • Возможность отражения финансовых операций только в «управленческом учете».

Регламентированный учёт

  • В системе реализована интеграция с программой для расчета заработной платы 1С «Зарплата и управление персоналом». С помощью данной программы можно рассчитывать заработную плату для всех сотрудников компании
  • В системе реализована интеграция с бухгалтерской программой 1С «Бухгалтерия предприятия».
  • Фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины».

Ценообразование

  • Фиксирование и хранение всей истории цен по каждой номенклатурной позиции.
  • Возможность формирования нескольких прайс-листов компании.
  • Хранение и контроль цен поставщиков.
  • Полный цикл формирования планируемых продажных цен компании. Контроль минимальной цены на каждую номенклатурную позицию/
  • Контроль за планируемой прибыльностью договора с учётом сметы расходов.

Управление нормативно-справочной информацией

  • Возможность использования 2х-язычных наименований товара для единицы номенклатуры, для заказа товара иностранному поставщику.
  • Печатные формы для предоставления информации о товаре таможенным брокерам.
  • Возможность ведения справочной информации по местам хранения товара на складе.
  • Возможность хранения следующей информации о товаре в системе: габариты, вес, картинки, описания товара для покупателя, описание для таможни, коды ТНВЭД.
  • Печатная форма-прайс для клиентов с необходимой информацией о товаре.
  • Остатки товаров по складам.

Перейти к началу статьи

Решение 70% проблем руководителя

Внедрение единой информационной системы учёта АВАКС позволит решить 70% проблем, ежедневно встающих перед руководителем торгового предприятия. Рассмотрим, с какими проблемами сталкивается руководитель, и каким образом они решаются посредством внедрения единой информационной системы АВАКС.

Как правило, в компаниях, в связи с постоянной загруженностью персонала текущей деятельностью, редко находится возможность проанализировать эффективность собственной работы. Имеется в виду экономический вклад каждого сотрудника в деятельность компании.


Есть мнение, что если офис гудит как улей, то дела в компании идут великолепно. Все сотрудники заняты, работа кипит, а значит, владельцу бизнеса компания приносит прибыль. Так деятельность компании выглядит со стороны.


Но, что удивительно, после формирования отчёта о прибылях и убытках, который готовит финансовый отдел, все выглядит не так уж радостно.
По факту получается, что в компании есть большая дебиторская задолженность, которую менеджеры по продаже или юристы не могут вовремя взыскать. Имеется также большая кредиторская задолженность перед поставщиками, а прибыль компании по управленческому учёту не отражается в отчётах, поскольку бухгалтерия в целях снижения налогооблагаемой базы постоянно «играется» с прибылью компании.
Не всегда есть возможность отследить текущие состояния выполнения договоров поставок или оказания услуг.
Сложно добиться от менеджеров по продаже, что бы они вводили в систему 1С информацию о своих клиентах, или писали отчёты о встречах.
Руководитель склада постоянно что-то уточняет по телефону о тех товарах, которые необходимо отгружать.
Логисты
компании вообще не кладут трубку, так как менеджерам по продаже необходимо знать, где находится заказанный ими товар, и когда он выйдет с таможни.
В итоге в коллективе назревает конфликт между отделами, так как компания не может предоставить владельцу бизнеса и самим себе текущие отчёты о состоянии деятельности того или иного отдела. Руководители отделов начинают перекладывать ответственность за срывы в выполнении договоров на другие подразделения компании.

В такой ситуации собирается совещание у руководителя компании, выбирается самый «ораторски слабый» руководитель, на которого валятся все проблемы. После таких «совещаний», как правило, недели на две руководителям отделов обеспечен тайм-аут.

А что руководитель компании? Он считает, что наказал виновных, и теперь дела пойдут в гору. Но почему же через две недели всё повторяется? Конечно, нет однозначных рекомендаций, и каждый случай должен рассматриваться отдельно. Но существует фундаментальное решение, которое позволяет забыть про 70% вышеперечисленных проблем. Многие из проблем, описанных выше, являются следствием отсутствия в компании:

    <li >руководителя или управленца, требующего оперативной и достоверной информации от сотрудников;
  1. задокументированных целей и стратегии компании;
  2. <li >мотивации руководителей отделов;
  3. руководителя, возглавляющего разработку бизнес процессов компании, в основе которых заложены
    цели компании;
  4. <li >руководителя, ответственного за внедрение единой информационной системы предприятия; <li >единой информационной системы предприятия.

Компания РЕАЛ СОФТготова решить 70% описанных выше проблем, посредством внедрения единой информационной системы АВАКС, включающей в себя регламентацию бизнес-процессов, необходимых для управления торговой компанией.

Ниже мы рассмотрим способы решения большинства перечисленных проблем посредством внедрения системы управления торговым бизнесом АВАКС, а так же приведём причины, которые напрямую влияют на эффективность работы сотрудников и как следствие руководителей компаний, что в свою очередь отрицательно сказывается на прибыли компании.

Оперативная и достоверная информация

Контроль денежных и материальных ресурсов компании

Сохранение и развитие бизнеса

Прибыль владельца компании

Использование времени, данного кризисом

Оперативная и достоверная информация

Приблизительно так выглядит схема передачи информации между отделами компании, которая не использует единую информационную систему.

Схема передачи информации в компанни, не использующей единую информационную систему АВАКС

Мы можем привести следующие причины возникновения трудностей в передаче информации:

Искажение информации при передаче между отделами.
Информация обрабатывается вручную, отправляется по почте, соответственно, часть информации теряется или искажается.

Дублирующая информация в отделах.
Как правило, каждый отдел хранит свою базу данных отдельно, например, информация о контрагентах существует практически во всех отделах.

Сложность в получении оперативной информации.
Для построения сводного отчёта по нескольким отделам необходимо запрашивать информацию из каждого отдела, при этом, любая информация из отдела выдаётся по запросу.

Каждый отдел хранит уникальные знания, существует возможность их потери.
В случае ухода руководителя отдела из компании велика вероятность копирования, изменения или уничтожения коммерческой информации.

Решением вышеперечисленных причин, является использование единой информационной системы учёта АВАКС, которую предлагаем мы.

Перед Вами принципиальная схема передачи информации в организации при наличии единой информационной системы.

Схема передачи информации в организации при наличии единой информационной системы АВАКС

Преимущества использование единой инфрмационной системы.

Система знаний компании: вся информация, собранная сотрудниками, находится в едином информационном пространстве.

Все отделы работают совместно: каждый из отделов вводит информацию, остальные отделы её используют и проверяют.

Нет дублирования и искажения информации: нет необходимости передавать информацию между отделами, просто нужно сообщить о выполнении своей задачи.

Общая клиентская база у всех: вся история взаимоотношений с клиентом сохраняется.

Значительно увеличивается количество обрабатываемых данных тем же самым по численности коллективом.

Формирование отчётности происходит в реальном режиме времени.

Защищённость информации от копирования, изменения, или удаления.

Контроль денежных и материальных ресурсов компании

Перед Вами схема объединения информации для формирования отчётов по контролю за денежными и материальными ресурсами компании.

Схема объединения информации для формирования отчётов по контролю за денежными и материальными ресурсами компании.

 

Отчёты:

  • О движении денежных средств
  • Отчёт по затратам,
  • Товарные отчёты

Причины, по которым возникают трудности в подготовке отчётов, следующие:

Сроки подготовки отчётов:
Во многих компаниях существует два вида учёта: бухгалтерский и управленческий, при этом для формирования отчётов необходимо объединить и вручную сформировать необходимую выборку информации. Срок составления такой отчётности может достигать нескольких дней, что в свою очередь влечёт к задержкам в принятии решений на такой же срок.

Актуальность остатков по товарам.
На момент окончания формирования отчёта, остатки по товарам могут стать не актуальными. Бухгалтерский и управленческий учёт обычно не даёт информации по остаткам товара в пути. Возникают сложности с получением реальной себестоимости товара по управленческому учёту.

Невозможно регламентировать процесс передачи информации, так как используются различные системы учёта, например: в бухгалтерии компании используется 1C: Бухгалтерия, а в финансовом отделе используется EXCEL, в итоге для объединения необходимых для отчётности данных требуется большое количество трудозатрат.

Решением является предлагаемая нами единая информационная система учёта АВАКС, позволяющая в режиме реального времени формировать следующие отчеты:

  • Движения денежных средств
  • Затраты
  • Остатки товара в количественном и суммовом выражении.

Сохранение и развитие бизнеса

Приведём схему, демонстрирующую путь, который проходит информация о товаре. Из схемы видно, что информация проходит 6 стадий обработки.

Схема передачи информации в отсутствии единой информационной системы АВАКС

Причины по которым возникают трудности в сохранении и развитии бизнеса следующие:

Не эффективная работа сотрудников.
20% времени сотрудники тратят на выполнение работы, а 80% — на передачу информации и пояснения к результатам своего труда, так как отсутствуют регламенты в предоставлении информации и трудоёмок сам процесс передачи информации.

Ошибки в Excel.
5% важных финансовых данных содержат существенные ошибки, так как все данные вводятся вручную, и сказывается «человеческий фактор».

Сложно найти информацию или ранее накопленные знания о товарах и контрагентах. Есть выражение: «в компании всё уже когда то делали, важно знать где это найти».

Легко остаться без информации
Каждый сотрудник отдела продаж старается использовать персональную информационную базу, поэтому легко остаться без информации о покупателях в случае, если сотрудник покинет компанию.

В результате вышеперечисленных причин, происходит постоянное снижение конкурентоспособности и, как следствие, отсутствует развитие бизнеса. Мы предлагаем повысить эффективность работы, используя и развивая предлагаемую нами технологию АВАКС.

Прибыль владельца компании

Приведём схему подсчёта прибыли, согласно которой из оборота по продажам вычитается себестоимость товара и все затраты компании, а результат составляет прибыль компании.

Прибыль владельца компании

Причины по которым возникают трудности в подготовке отчёта о прибыли следующие:

Сводные отчёты, сформированные в EXCEL показывает только итоговые значения. Соответственно у руководителя нет возможности изучить исходные данные.

Нет единой системы учёта затрат: разные затраты часто относят на единую статью, называемую «представительскими расходами». Не ведётся учет по таким статьям, как командировки, подарки клиентам, гарантийные обязательства, или бензин.

Не понятна прибыль по торгующим отделам
Подготовка отчётов по прибыли менеджеров по продажам или торгующих отделов занимает длительный срок.

Изменение стандартного отчёта
В случае изменения одного параметров отчёта, необходимо потратить столько же времени на подготовку, сколько требуется на формирование нового отчёта с нуля.

Указанные причины зачастую мешают получать полную картину о прибыли владельца, что может негативно влиять на дальнейшее развитие компании. Система АВАКС даёт возможность формировать отчёты по прибылям и убыткам в режиме реального времени.

Использование времени, данного кризисом

Сейчас, в связи с экономическим кризисом, для многих компаний настал сложный период. В то же время, именно этот период предоставляет нам уникальные возможности для оптимизации и развития своего бизнеса. Вот только некоторые причины, по которым необходимо эффективно использовать время, данное нам кризисом:

Конкуренты уже используют время, данное кризисом, для оптимизации деятельности компании, для инвестиций в модернизацию бизнеса. Сейчас, в условиях спада экономики, настал наилучший момент, когда можно безболезненно «отвлекать» персонал от текущей деятельности.

После кризиса выживут только самые эффективные компании, возрастёт конкуренция.

Надо готовиться к увеличению объёма продаж по завершению кризиса, при чём заниматься этим следует уже сейчас.

При повышении эффективности работы, нет необходимости в необоснованном увеличении штата сотрудников.

Готовимся к уверенному принятию управленческих решений, которое должно строиться на знаниях о текущем состоянии компании.

В то время, как конкуренты учатся на собственных ошибках, мы с Вами используем 8-летний опыт работы сотрудников нашей компании. Предлагаемое нами решение заключается не в приобретении программного обеспечения, а в приобретении готовой технологии работы, и внедрении её в Вашей компании.

Технологии взаимодействия отделов

Большинство компаний имеет различные отделы, в нашем случае это могут быть отделы продаж, закупки, финансовый, транспортной логистики, склад. У каждого из отделов обычно есть линейные руководители, которые являются хранителями бизнес-процессов в «их» отделах. Вопросы возникают, когда необходимо организовать обмен информацией между отделами. Суть вопроса заключается в том, что каждый отдел, как правило хранит данные только в понятной ему форме. Данные направлены на выполнение обязанностей сотрудников, входящих в этот отдел и не предназначены для обмена с другими отделами. В связи с этим, для объединения информации нескольких отделов необходимо полностью перерабатывать информацию. Та же самая история происходит и с бизнес-процессами. Каждый руководитель отдела выстраивает бизнес-процессы по собственному усмотрению, что не всегда отражает цели компании, а зачастую отражает только цели конкретного отдела или цели конкретного руководителя.

Как уже упоминалось ранее, система управления торговлей АВАКС — это готовое решение для компаний, занимающихся торговым бизнесом. Это означает, что мы проанализировали торговый бизнес, выделили и описали наиболее критичные бизнес-процессы, без которых не возможно эффективное взаимодействие вышеперечисленных отделов. Имея у себя в компании четко регламентированные торгово-закупочные бизнес-процессы, Ваш бизнес будет застрахован от неэффективной работы. В дальнейшем при росте компании, возможна оптимизация бизнес-процессов

Плюсы использования технологий работы АВАКС в компании.

Схема объединения коллектива посредством технологий работы

 

На схеме визуально изображены бизнес-процессы, которые объединяют отделы в единую информационно-технологическую систему. Приобретая систему АВАКС, вы приобретаете отработанные технологии, регламентирующие все бизнес-процессы компании.

Регламентированные процессы

От закупки товара до отгрузки его со склада описаны чёткие бизнес-процессы и процедуры для каждого сотрудника.

Отработанные технологии

Технология АВАКС работает уже несколько лет. При отработке технологии, учитывался опыт реально работающих компаний.

В настоящий момент в системе АВАКС реализованы следующие бизнес-процессы:

  • Ввод нормативно справочной информации
  • Закупки товара у российского и иностранного поставщика
  • Резервирование товаров
  • Логистика и доставка товара, заказ транспорта
  • Ценообразование
  • Поступление товаров на склад
  • Отгрузка товара со склада>
  • Финансовый учет в разрезе движения денежных средств

Система АВАКС, которую мы предлагаем, представляет собой полностью готовый продукт, а не проект разработки новой системы. Вам не нужно тратить время и средства на разработку. Мы уже сделали это за Вас.

Демонстрация концепции АВАКС (требуется QuickTime)

 

http://narod.ru/disk/14199139001/AWAKS_conception.zip.html

http://narod.ru/disk/14199064001/AWAKS_typ_forms.zip.html

Управление логистикой

Система 1С: «АВАКС» является дополнением к конфигурации 1С: «Управление Торговлей» и позволяет решить следующие вопросы в торговой компании:

 

  1. Контроль потребности в товаре для заказа на склад
  2. Контроль за выполнением поставщиком сроков производства и отгрузки заказанного товара
  3. Заказ транспорта у логистической компании
  4. Контроль выполнения транспортных перевозок
  5. Управление складом «в пути»
  6. Подготовка описания товара для таможни
  7. Проведение инвентаризации пришедшего товара
  8. Оприходование товара на склад
  9. Перевозки внутри страны
  10. Контроль сроков оплат поставщикам, таможенных сборов и пошлин
  11. Фиксирование затрат на доставку и распределение на себестоимость товара


Основной бизнес-процесс логистики 1С: «АВАКС»

Основной бизнес-процесс логистики 1С: «АВАКС»

Контроль потребности в товаре для заказа на склад

      В системе 1С: «АВАКС» реализованы следующие возможности закупки товара:

 

  • Под заказ покупателя
  • Для заказа товара на склад

 

В случае, если товар поставляется под заказ покупателя, вы сможете ввести заказ поставщику на основании заказа покупателя с возможностью автоматического выбора основного поставщика по данному товару. Так же в случае нескольких поставщиков, вы сможете оформить заказы сразу нескольким поставщикам. Справочник цен гарантирует Вам возможность сравнения цен при заказе с ценами, которые укажет вам поставщик в инвойсах.

 

При поставке товара на склад, в системе реализован типовой механизм ввода документа «внутренний заказ», с помощью которого можно зафиксировать потребности отделов продаж в товарах на складе.

 

По факту ввода документа «внутренний заказ» информация передается ответственным за закупку товара.

 

Контроль за выполнением поставщиком сроков производства и отгрузки заказанного товара

 

В системе 1С: «АВАКС» реализован расширенный механизм оформления заказа поставщику. Основные преимущества:

 

Система поддерживает двуязычные наименования товара. Например, вы завели заказ поставщику с наименованиями товара на русском языке, система в печатной форме Purchase order выведет наименования на иностранном языке.  В документе «заказ поставщику» реализован дополнительный механизм «события»

 

 Контроль за выполнением поставщиком сроков производства и отгрузки заказанного товара

 

в котором могут быть зафиксированы все комментарии к данному заказу в хронологическом порядке. Так же из событий могут быть поставлены автоматические напоминания ответственному за закупку или в транспортный отдел.  Так же в документе «заказ поставщику» проставляется не только планируемая дата отгрузки товара со склада (данную дату вы можете рассчитать с учетом сроков доставки по договору с покупателем), но и период готовности товара у поставщика.  В связи с этим в системе существует отчет план-фактный анализ сроков отгрузки товаров от поставщика, что в свою очередь предоставляет возможность формирования маршрутов загрузки товара точно по срокам готовности. 

Контроль за выполнением поставщиком сроков производства и отгрузки заказанного товара

Так же в документе «заказ поставщику» проставляется не только планируемая дата отгрузки товара со склада (данную дату вы можете рассчитать с учетом сроков доставки по договору с покупателем), но и период готовности товара у поставщика.

В связи с этим в системе существует отчет план-фактный анализ сроков отгрузки товаров от поставщика, что в свою очередь предоставляет возможность формирования маршрутов загрузки товара точно по срокам готовности.

 

Заказ транспорта у логистической компании

В системе 1С: «АВАКС» реализован механизм контроля за всеми перевозками: морскими, железнодорожными, автотранспортными, а так же курьерскими службами.

В системе реализован документ «Транспортный заказ», которые позволяет зафиксировать в системе все заказы на перевозку. Данный документ обычно отправляется в логистические компании, которые обслуживают вашу торговую компанию. <p >С помощью информации в данном документе, вы сможете получать отчетность о всех перемещениях товара, сроках поставки в разрезе поставщика, покупателя, товара и т.д. В документе «Транспортный заказ» так же имеется возможность фиксировать все события по данной перевозке, устанавливать и контролировать нормативы доставки.

  Заказ транспорта у логистической компании

Соответственно в печатной форме будут указаны:

  • Адреса загрузки
  • Адреса выгрузки
  • Статус транспортного средства (загрузка, таможня, склад и т.д.)
  • Тип транспортного средства
  • Оперативный план прибытия транспортного средства
  • Товар к перевозке (информация берется из заказов поставщику автоматически)

В документе «Транспортный заказ» так же имеется возможность фиксировать все события по данной перевозке, устанавливать и контролировать нормативы доставки. Соответственно в печатной форме будут указаны: •	Адреса загрузки •	Адреса выгрузки •	Статус транспортного средства (загрузка, таможня, склад и т.д.) •	Тип транспортного средства •	Оперативный план прибытия транспортного средства •	Товар к перевозке (информация берется из заказов поставщику автоматически)

 

Контроль выполнения транспортных перевозок

В системе 1С: «АВАКС» реализована возможность полного контроля за всеми перевозками и отгрузками товара:

  • Контроль частично отгруженного товара от поставщика
  • Контроль выполнения транспортны перевозок

Данный отчет позволяет получать информацию о датах готовности товара в разрезе поставщиков или адресов загрузки и полностью контролировать частичную отгрузку товара от поставщика. Соответственно у вас есть возможность контролировать не отгруженные заказы даже с учетом товара, который уже заказан под перевозку, но еще фактически не отгружен.

 

Контроль выполнения транспортных перевозок осуществляется посредством автоматического формирования отчета, в котором вы можете контролировать транспортные перевозки с помощью следующих параметров:

 Контроль выполнения транспортных перевозок

  • Номер транспортного заказа
  • Статус
  • Общее описание товара
  • Наименование компании-перевозчика
  • Планируемая и фактическая доставка на место разгрузки
  • Наименование поставщика
  • Номер контракта
  • Номер заказа поставщику
  • Выезд машины по плану и по факту
  • Планируемые и фактические оплаты на таможню и т.д.

Контроль выполнения транспортных

Продолжение отчета

Продолжение отчета

 

Так же возможно контролировать все транспортные заказы через справочник документов с настаиваемой информацией для вывода на экран. 

 

справочник документов

 

Управление складом «в пути»

Склад «в пути» предназначен для контроля перевозимого товара по количеству и стоимости. Товар необходимо оприходовать на склад «в пути» по факту выставления инвойса от иностранных поставщиков. Менеджер по закупкам проводит сравнение заказанного товара и отгруженного по инвойсу. Тем самым корректируя кол-во отгруженного товара от поставщика в документе «транспортный заказ», в случае, если имеются несоответствия. 

Система 1С: «АВАКС» при нажатии на функциональную клавишу автоматически формирует документы поступление товаров и услуг. Данные подбираются из уже откорректированного в соответствии с инвойсом транспортного заказа.

 

Документ поступления товаров и услуг используется стандартный.

Управление складом «в пути»

 

Для контроля остатков на складе «в пути» возможно сформировать отчет по товару на складе «в пути» с возможностью оценки склада в различных типах цен.

 

отчет по товару на складе «в пути»

 

Подготовка описания товара для таможни

 

Для облегчения формирования описания товара для таможенных органов, в системе предусмотрена возможность заведения «специального описания товара» для таможни с учетом ТНВЭД, изображения, и характеристик. Данные параметры вводятся в карточку товара.

 

Описания для таможни выводятся всем пакетом автоматически из заказа поставщику. 

Подготовка описания товара для таможни

 

Проведение инвентаризации пришедшего товара

 

По факту поступления на склад машины, контейнера и т.д. проводится процесс приемки товара. В системе 1С: «АВАКС» для этой цели реализован механизм инвентаризации пришедшего товара. Данный процесс необходим для план-фактного анализа заказанного и фактически пришедшего товара на склад.

 

Все отклонения как в большую так и в меньшую сторону будут отражены в данном документе работниками склада, тем самым будет получена самая актуальная информация о фактически пришедшем товаре. В случае, если обнаружена недостача товара, товар будет оставаться учтенным на складе «в пути», что дает дополнительную аналитику по взаиморасчетом с поставщиком. В документе «инвентаризация машины» предусмотрена возможность изменения статусов проведения инвентаризации. Так же фиксируется фактическое время поступления транспортного средства.

Все дополнительные комментарии, такие как повреждения товара, нарушения упаковки могут быть отражены в документе.

Проведение инвентаризации пришедшего товара

Оприходование товара на склад

В результате проведения инвентаризации, товар со склада «в пути» перемещается на склад «основной» или любой другой, который Вы можете указать в качестве склада получателя.

В системе реализовано специальное автоматизированное место менеджера склада, которое позволяет контролировать все проводимые инвентаризации по поступающим грузам.

Оприходование товара на склад

Перевозки внутри страны

 

В системе реализована возможность размещения заявок на перевозку внутри компании.

 

На пример в компании существует отдел продаж и отдел логистики. Менеджерам по продаже необходимо оповестить менеджеров по логистике о необходимости перевозки товара тому или иному клиенту. Для этого необходимо менеджеру по продаже заполнить документ «заявка на транспорт». В данном документе отражаются такие основные параметры как:

  • Грузоотправитель
  • Грузополучатель
  • Адреса загрузки и доставки
  • Контактные лица
  • Тип доставки (авиа, жд, авто)
  • Указываются товары, заявленные к перевозке

Тем самым менеджеру по логистике необходимо собрать все заявки на транспорт в системе и сформировать транспортные заказы для логистической компании или для собственного транспорта компании. 

заявка на транспорт

 

Контроль сроков оплат поставщикам, таможенных сборов и пошлин

 

Конфигурация 1С: «АВАКС» обладает возможностями для контроля сроков оплаты и сумм платежей. Например:Вы разместили заказ у поставщика. По условиям договора, вам необходимо оплатить по факту готовности товара 50% и до момента вывоза товара еще 50%. Для этого вы можете создать документ «заявка на расходование денежных средств» и указать сроки и сумму планируемой оплаты. Соответственно используя механизм напоминаний вы сможете контролировать все не оплаченные во время заявки.

 

По факту ввода в систему «заявки на расходование денежных средств» и после процедуры ее утверждения, бухгалтерия сможет так же в системе видеть данные документы и на основе создавать платежные поручения исходящие, тем самым в системе будет зафиксирован не только план, но и факт по расходам денежных средств.

 

В документе «заявка на расходование денежных средств» может быть указаны следующие основные данные:

  • Сумма
  • Контрагент
  • Дата расхода
  • Договор
  • Заказ поставщику
  • Статья движения денежных средств
  • Подразделение
  • Номер и дата счета поставщика
  • Номер транспортно заказа

Пример «заявки на расходование денег» перед поставщиком: Пример «заявки на расходование денег» для оплаты таможни и т.д.: 

Пример «заявки на расходование денег» перед поставщиком:

 

Пример «заявки на расходование денег» для оплаты таможни

Так же в системе предусмотрена возможность формирования план-фактного отчета по оплатам и календарь оплат.

Фиксирование затрат на доставку и распределение на себестоимость товара

Как говорилось ранее, в системе 1С: «АВАКС» возможно фиксирование всех перевозок, осуществляемых для вашей или вашей компанией. Так же система позволяет зафиксировать как планы расходования денежных средств в разрезе каждого транспортного заказа, так и факт оплаты, что отражается в соответствующих отчетах.

В системе реализован механизм фиксирования затрат:

Затраты разделяются на 2 вида:

  • Затраты на товар «до склада»
  • Затраты на выполнение договора поставки «после склада»

Затраты на товар «до склада» это затраты на транспортный заказ, которые увеличивают себестоимость товара. Данный механизм применяется для увеличения себестоимости товара «до склада». Так же с помощью данного механизма можно увеличивать себестоимость товара при оплате таможенных пошлин и т.д. т.е. всех тех расходов, которые несет компания до момента помещения товара на склад.

 

Соответственно, система позволяет распределить сумму стоимости «транспортного заказа» на перевезенный товар.

 

Пример документа «Поступление дополнительных расходов»:

 Пример документа «Поступление дополнительных расходов»:

Затраты на выполнение договора поставки «после склада» позволяют зафиксировать в заявках на расходование денежных средств и исходящих платежных поручениях суммы, номера транспортных заказов и номера заказов покупателя, что обеспечивает фиксирование всех затрат на осуществление договора поставки.

 

Отчет по затратам на договор поставки «заказ покупателя» в системе может быть представлен в следующем виде:

Отчет по затратам на договор поставки «заказ покупателя

 

Пример структуры подчиненности документов, которые привязаны к транспортному заказу.

 

 Пример структуры подчиненности документов, которые привязаны к транспортному заказу.

 

В заключение данного описания логистических функциональных возможностей системы 1С: «АВАКС» хотел бы добавить, что данная система ориентирована на торговые компании, которые ставят своей целью контроль за всеми перевозками без излишних трудозатрат. Данная конфигурация позволит распределить функциональные обязанности между менеджерами по продажам, менеджерами по закупкам, финансовой службой. Причем все этапы передачи информации между отделами будут зафиксированы в системе.

Типовые результаты внедрения

Рассмотрим типовые результаты внедрения единой информационной системы управления торговым предприятием АВАКС на примере компании с количеством сотрудников около 40 человек и оборотом 700 млн. Вид деятельности компании: поставка на российский рынок сельскохозяйственной техники ведущих мировых брендов, а так же запчастей.

Справочник номенклатуры товаров: 150 000 ед.
Кол-во заявок покупателей (в год): 2 000
Кол-во заказанного транспорта (ед): 800

Поставленные задачи

  • Установить контроль стадий выполнения договоров поставки
  • Внедрить единую нормативно-справочная информация (НСИ) для отделов продажи-закупки-бухгалтерии
  • Установить контроль частичных отгрузок товара со склада
  • Установить контроль поступления товаров на склад
  • Установить контроль затрат компании
  • Установить контроль планируемых поступлений денежных средств
  • Установить контроль планируемых расходов денежных средств
  • Реализовать возможность просчёта планируемой прибыли
  • Реализовать возможность просчёта фактической прибыли в разрезе договоров и менеджеров по продажам

Полученные результаты

В компании был произведен переход от системы 1С:Торговля и склад 7.7 и 1С:Бухгалтерии 7.7 к системе 1С:Управление торговлей АВАКС 8.1 и 1С: Бухгалтерии предприятия 8.0

Установлен контроль стадий выполнения договоров поставки

В результате формирования специальной отчетности по логистике поставки товаров, появилась возможность четко отслеживать, товар, отгруженный покупателю, стадии транспортировки, стадии заказа, а так же планируемые и фактические сроки поставки товара.

Внедрена единая НСИ для отделов продажи-закупки-бухгалтерии

В компании были разработаны единые правила ввода номенклатуры товара, контрагентов, устранена дублирующая информация. Синхронизированы справочники междуконфигурациями «Управление торговлей» АВАКС и Бухгалтерией 8. Налажен экспорт данных из «Управления торговлей» АВАКС в Бухгалтерию 8.0. В настоящий момент информация НСИ вводится только в систему АВАКС, далее, по необходимости, происходит автоматический экспорт в 1С Бухгалтерию 8.0.

Установлен контроль частичных отгрузок товара со склада

В результате использования специального документа «Заявка на отгрузку» появилась возможность наладить бизнес-процесс отгрузки со склада, в особенности, счетов, которые отгружаются частично. Менеджер по продаже сам формирует потребность в отгрузке на основании «заказа покупателя». В «заявку на отгрузку» попадает только числящийся на складе товар. Затем происходит утверждение отгрузки руководителем отдела. На склад приходит сообщение о том, что сформирована «заявка на отгрузку». Далее складские работники отрабатывают и собирают товар по «заявкам на отгрузку», после чего приходит автоматическое сообщение в бухгалтерию о необходимости формировании документа ТОРГ12. Бухгалтерия на основании фактически собранного товара на складе создает документ ТОРГ12. В результате по системе АВАКС мы можем отслеживать текущее состояние отгружаемого товара с соответствующими статусами, которые проставляют все участвующие в процессе отделы.

Установлен контроль поступления товаров на склад

В результате внедрения документа «транспортный заказ» а также «инвентаризация машины», на складе появилась возможность в системе фиксировать планируемое и фактическое поступление товаров на склад. Далее на основании документа «инвентаризация машины» производится оформление поступление товара по бухгалтерскому учету и управленческому учету. Появилась возможность отслеживать остатки товаров на складе «в пути». А так же вести суммовой и количественный учет товаров, которые как утверждают поставщики были отгружены, но фактически не получены покупателем на склад.

Установлен контроль затрат компании

В результате внедрения системы АВАКС в компании появилась возможность формировать отчеты по прибыли, а так же в настоящий момент компания владеет всей необходимой информацией о суммах и статьях затрат в разрезе договоров/счетов/менеджеров по продажам. Были введены дополнительные необходимые справочники и статьи затрат.

Установлен контроль планируемых поступлений денежных средств (ППДС)

В результате внедрения системы АВАКС в компании появилась возможность формировать отчёты по прибыли, а так же в настоящий момент компания владеет всей необходимой информацией о суммах и статьях затрат в разрезе договоров/счетов/менеджеров по продажам. Были введены дополнительные необходимые справочники и статьи затрат.

Установлен контроль планируемых расходов денежных средств (ЗРДС)

В компании были внедрены бизнес-процессы и соответствующие документы – «Заявка на расходование денежных средств» (ЗРДС). Появилась возможность контролировать суммы и сроки планируемых оплат товаров или услуг. Все инициаторы платежей (менеджеры по заказам или менеджеры по продажам, логисты) формируют документы ЗРДС с информацией о том, на каком основании планируется платеж (заказ поставщику), фиксируется причина платежа, сумма, договор, сроки оплаты. Финансовый отдел формирует отчет по ЗРДС по срокам и в разрезе сотрудников, отделов, поставщиков.

Реализована возможность просчёта планируемой прибыли

Были решены вопросы просчета планируемой прибыли по договору с учетом планируемых прямых расходов на транспортировку, запуска в эксплуатацию, расходных материалов, командировочных расходов. Отчет по планируемой прибыли способствует оперативному подписанию договоров поставки, даже в тяжелых условиях конкуренции. Для этого в номенклатуру товара были добавлены планируемые транспортные расходы на единицу продукции. Формирование отчета занимает менее 5 секунд.

Реализована возможность просчёта фактической прибыли в разрезе договоров и менеджеров по продажам

В результате внедрения системы АВАКС и, как следствие, появления возможности учёта статей затрат, а так же внедрения управленческого учёта с возможностью экспортирования данных в 1С:Бухгалтерию 8, стало возможным формировать отчет о прибыли по управленческому учёту, который дает более развернутую информацию, чем бухгалтерский учёт.

В результате внедрения системы АВАКС руководители компании получили возможность полного контроля над торгово-закупочной деятельностью, снижение затрат, повышение производительности труда, сотрудники компании перешли на новую ступень развития. Произошло увеличение капитализации предприятия. Коллектив и каждый сотрудник компании стали единым организмом, чётко понимающим и выполняющим все процедуры бизнес-процесса. По результатам работы за год было зафиксировано увеличение соотношения прибыли к инвестициям.

Конкурентные преимущества

Преимущество системы АВАКС перед другими учётными системами в том, что АВАКС — это комплексное готовое решение для управления предприятием торговли малого и среднего бизнеса. Система АВАКС построена на базе 1С и полностью открыта для доработок штатным программистом. В основу системы АВАКС заложена россиийская бизенс-логика, с помощью системы АВАКС возможен учёт любых типов товара, систему АВАКС отличает простота внедрения и низкая стоимость.

Комплексное отраслевое решение.

Основное преимущество системы АВАКС перед множеством других учётных систем заключается в том, что это комплексное, специализированное, готовое решение для управления торгово-закупочными компаниями-импортерами малого и среднего бизнеса.

Платформа 1С.

Система АВАКС построена на основе 1С, что само по себе является надёжным фундаментом текущей работы и полной совместимости со всеми продуктами, входящих в состав 1С:Предприятие, а так же будущих разработок компании 1С и компании РЕАЛ СОФТ. Система АВАКС открыта для доработок и поддержки Вашим техническим персоналом. Безусловно, мы так же готовы сопровождать, поддерживать и обновлять систему и, в случае необходимости, по Вашему требованию, выполним доработки системы.

Российская бизнес-логика.

В основу системы АВАКС заложена российская бизнес-логика, ориентированная в первую очередь на достижение бизнес-цели торгово-закупочного предприятия. Идея системы — централизованный обмен информацией всех отделов, единство справочников.

Преимущество заключается в обязательном изучении и наложении Вашей модели бизнес-процессов на модель заложенную в систему АВАКС, что значительно влияет на качестве внедрения, оптимизирует внутренние информационные потоки предприятия.

Широкая специализация.

С помощью системы АВАКС возможен учёт любых типов товара. Количество записей номенклатуры может исчисляется сотнями тысяч, что позволит Вам вести учёт сотен поставок одновременно. Учёт договоров поставки и блок логистики в системе АВАКС позволит менеджерам по продаже постоянно быть в курсе доставки товара, а финансовым службам контролировать расходы на транспорт. Специальные формы представления информации на таможню избавят Ваших сотрудников от постоянного поиска описаний товаров, а финансовая отчётность по плану и факту поставки позволит Вам выполнить план фактный анализ прибыли договора.

Простота внедрения и низкая стоимость.

Не секрет, что стоимость программных продуктов 1С достаточно низкая. Основная финансовая нагрузка на предприятие — это внедрение программных продуктов. В нашем случае, стоимость внедрения будет значительно сокращена за счет типового решения АВАКС и полного понимания компанией РЕАЛ СОФТ процессов закупок-логистики-склад-финансовой отчётности.

Мы умеем говорить на Вашем языке.

Бухгалтерские вопросы.

Система АВАКС даёт возможность совместной и комфортной работы продавцов, финансистов и бухгалтеров, это достигается использованием единой номенклатурно-справочной информации, а так же процессом экспорта данных в 1С бухгалтерию, которая имеет возможность не зависимо готовить регламентированную отчётность. Тем не менее первичные документы вводятся в систему АВАКС что дает возможность оперативного учета для всей компании. Интерфейс системы АВАКС — стандартный интерфейс 1С, который позволит без труда и дополнительных затрат времени на изучение, работать с системой.

Автоматизация или повышение эффективности работы финансового отдела на платформе 1С:Предприятие

Все нижесказанное в равной степени применимо к следующим конфигурациям:

  • 1C: Предприятие «Управление Торговлей+АВАКС»
  • 1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;
  • 1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация+АВАКС»;
  • 1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

Финансовый учет в торговой компании в первую очередь отвечает на вопрос руководителя о рентабельности договоров, сделок с контрагентами. Соответственно руководители получают ответ на вопрос о прибыльности бизнеса.

На рентабельность влияют как себестоимость товаров и/или материалов, так и прямые и косвенные затраты на выполнение договоров и сделок.

Основной сложностью финансового учета в торговых компаниях, является фиксирование всех без исключения затрат предприятия на увеличение себестоимости товара, сделки или косвенные затраты на подразделения.

Традиционно финансовый учет ведется в Excel, что накладывает свои ограничения на оперативность предоставления отчетов руководству. Также в финансовой системе, построенной в Excel, приходится дублировать всю информацию из торговой системы.

Механизмы, которые реализованы в 1С:Предприятие позволяют в полной мере зафиксировать все затраты компании, и как следствие сформировать все необходимые отчеты о рентабельности договора или сделки, а так же о валовой и чистой прибыли компании.

Основным методом разнесения прямых затрат на договор, является механизм привязки каждого исходящего платежного поручения, как затраты на конкретную сделку или договор. Причем привязка идет не по акту выполненных работ (он необходим для целей бухгалтерского учета). Акт выполненных работ, по факту может быть предоставлен гораздо позже реально выполненной работы, а по факту оплаты за работы.

Косвенные затраты распределяются на подразделение или отдел. Все косвенные затраты фиксируются в системе с указанием статьи затрат.

В результате, формирование отчета по рентабельности сделки происходит за несколько секунд, и включает в себя полную аналитику по статьям затрат. Что дает полную картину о финансовых показателях конкретной сделки или договора. Отчет по затратам на подразделение или по компании в целом так же формируется за несколько секунд, что позволяет определять необходимые планы продаж на будущие периоды.

С точки зрения финансового учета, наша компания может предложить полный цикл повышения эффективности работы финансовой службы вашей компании.

    • План и факт поступления денежных средств от покупателей;
    • План и факт затрат на поставщиков;
    • Фиксирование всех затрат по торговой компании в разрезе подразделений или на конкретную сделку;
    • Планируемая и фактическая прибыль по сделке;
    • Валовая прибыль в целом по компании;
    • Чистая прибыль в целом по компании;
    • Фактическая себестоимость товара
    • Расчет прайс-листа;

Стоимость проекта по внедрению ?

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1C: Предприятие «Управление Торговлей»+АВАКС

1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;

1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»+АВАКС;

1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

 

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 10 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 20 пользователей» 

Для одновременной работы указанной в лицензии человек с платформой 1С: Предприятие.

Срок внедрения типовой конфигурации?

Для определения текущей методологии учета требуется обследование.

2-3 дня работы специалиста с оформлением отчета с целями и ограничением рамок проекта.

Как пример

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Установка 1-2 часа.

Доработка финансовых отчетов 1-2 дня

Обучение пользователей описанным задачам 

3 раза по 4 часа.

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

Повышение эффективности работы отдела транспорта и логистики на платформе 1С: Предприятие

Все нижесказанное в равной степени применимо к следующим конфигурациям:

  • 1C: Предприятие «Управление Торговлей» + АВАКС
  • 1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация» + АВАКС;
  • 1C: Предприятие «Управление производственным предприятием» + АВАКС.

Типичные задачи руководителя, с точки зрения руководства отделом транспорта и логистики в информационной системе:

  • Контроль выполнения доставки товаров или материалов в срок;
  • Контроль за правомерностью заказа транспорта;
  • Контроль эффективности работы внешнего или корпоративного транспорта;
  • Контроль стоимости перевозок внешних перевозчиков и контроль затрат внутренних;
  • Выстраивание системы информирования компании о текущих перевозках;
  • Контроль оформления транспортных документов.

Типичные задачи менеджера по логистики с точки зрения системы 1С:Предприятие

Менеджеры по логистике (перевозки по стране):

  • Собирают заявки на перевозку из отделов продаж и отделов закупки;
  • Оформляют отгрузочные документы;
  • Выстраивают оптимальные адреса загрузок и адреса доставок;
  • Фиксируют в системе все заявки на транспорт;
  • Взаимодействуют со складом и информируют об будущих отгрузках и поступлении товара;
  • Взаимодействуют с различными транспортными компаниями по размещению заявок и отслеживанию доставки товара или материалов;
  • Отслеживают товар на складе «в пути»;
  • Контролируют выставление счетов транспортными компаниями, оформляют документы заявки на расходование денежных средств.

Менеджеры по логистике (внешнеэкономическая деятельность):

  • Контролируют качество оформления таких документов, как CMR, Invoice, Packing list;
  • Готовят описание товара для таможни и сертификации;
  • Вводят в систему все необходимые данные о текущих перевозках товара;
  • Рассчитывают таможенные сборы, пошлины, налоги на импортируемый товар;
  • Контролируют исполнение оплат на таможню;
  • Контролируют качество доставки товара.

Как повысить эффективность работы?

Во первых:

Необходимо использовать единую информационную систему, для того, что бы не искажать наименования товара, количество, иностранные названия при заказе товара у поставщиков и последующего предоставления информации для сертификации и на таможню.

Так же использую единую систему, вы сможете избавиться от постоянной поддержки информации в Excel, который логисты в нашей стране используют повсеместно. Так же при использовании Excel, вся компания зависит от качества работы одного логиста.

В случае же использования 1С:Предприятие, вся компания работает с одними и теми же данными, которые не вводятся в различные таблицы по несколько раз. Так же информация введенная логистом будет перепроверена на склада, закупщиками, менеджерами по продаже и т.д., в результате такого контроля, вероятность ошибок значительно уменьшается.

Во вторых:

При заказе транспорта у внешних компаний или использования внутреннего корпоративного транспорта, все заказы должны фиксироваться в системе, что даст сокращение сроков оформления заявки, так как вся информация (адреса доставок, наименования получателей, телефоны) вводятся в систему только единожды, далее они просто повторно выбираются.

В третьих:

Контроль за расходами на доставку. Попробуйте из Excel понять статистику за год стоимость перевозок по одним и тем же маршрутам…. Это не возможно. И не редко транспортные компании пользуются этим, и ошибаются в счетах. В нашем случае, в единой системе 1С:Предприятие возможно контролировать всю аналитику по скорости, стоимости доставки, перевозимому товару.

В четвертых:

Многие участники ВЭД сталкивались с ситуацией, когда машина пришла на таможню, а таможенные сборы не уплачены. Соответственно возникают простои.

В нашем случае возможно заранее создавать документы – заявки на расходования денежных средств, которые за ранее будут информировать финансовый отдел о сроках оплаты.

Все описанные выше механизмы позволяют увеличить эффективность и сократить затраты на логистику компании, которая составляет значительную часть бюджета любой торговой компании. Например в случае использования решений 1С:Предприятие, один логист может уверенно контролировать порядка 25-30 одновременно движущихся фур по внешнеэкономической деятельности а так же размещать до 20 заказов в день на внутренние перевозки, при этом формировать отчеты в автоматическом режиме по срокам доставки, заказам и товарам которые находятся в каждом транспортном средстве.

Стоимость проекта по внедрению

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1C: Предприятие «Управление Торговлей»+АВАКС

1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»+АВАКС;

1C: Предприятие «Управление производственным предприятием»+АВАКС.

 

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 10 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 20 пользователей» 

Для одновременной работы указанной в лицензии человек с платформой 1С: Предприятие.

 

Срок внедрения типовой конфигурации?

В отделе логистики требуется обследование, выявление потребности.

2 дня работы специалиста с оформлением отчета с целями и ограничением рамок проекта.

Как пример

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ + АВАКС

Доработки под текущие потребности (отчеты, дополнительные параметры учета перевозимого товара)

Установка 3-4 часа.

 

 

Доработка по отчетам 3-4 часа

По дополнительным параметрам учета транспорта – в зависимости от отличий от конфигурации АВАКС

Обучение пользователей описанным задачам 

2 раза по 4 часа.

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

Повышение эффективности работы отдела закупок на платформе 1С: Предприятие

Все нижесказанное в равной степени применимо к следующим конфигурациям:

  • 1C: Предприятие «Управление Торговлей»
  • 1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;
  • 1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;
  • 1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

Типичные задачи руководителя, с точки зрения руководства отделом закупок:

 

 

  • Обеспечение компании необходимыми товарами или материалами для выполнения обязательств перед покупателями
  • Ограничение затоваривания склада
  • Контроль за оборачиваемостью товара
  • Контроль за эффективным расходованием денежных средств на закупку товара
  • Контроль за соблюдением кредиторской задолженности перед поставщиками
  • Контроль за качеством закупаемого товара
  • Контроль за взаиморасчетами и соблюдением договоров с поставщиками

Типичные задачи менеджера по закупкам с точки зрения системы 1С:Предприятие

Менеджеры по закупкам:

  • Собирают и анализируют потребность компании в товаре или материалах;
  • Согласовывают с руководителем отдела план закупок;
  • Не допускают затоваривание склада;
  • Размещают заказ у поставщика;
  • Контролируют сроки оплат счетов или Invoice;
  • Осуществляют взаимодействие с транспортными компаниями по вывозу товара от поставщиков;
  • Вводят всю текущую информацию о взаимоотношении с поставщиками в событиях в системе;
  • Контролируют выполнение поставки товара или материалов на склад;
  • Контролируют качество поставки товара, работают с поставщиками по рекламациям;
  • В зависимости от обязанностей, оформляют документы, «заказ поставщику», «поступление товаров и услуг»,  «заявка на расходование денежных средств»;
  • Контролируют качество отгруженного от поставщика товара;
  • Контролируют полноту и сроки оплаты счета от поставщика;
  • Контролируют кредиторскую задолженность перед поставщиками.

Как повысить эффективность отдела закупок и достигнуть выполнения вышеперечисленных задач?

Принципиально для достижения результатов необходимо следующее:

1)     Единая информационная система между следующими отделами:

  1. Отдел продаж;
  2. Oтдел закупок;
  3. отдел транспорта;
  4. склад.

2)     Соответственно всю информацию: о продажах за период, оборачиваемости товара, себестоимости товара, отделу закупок необходимо получать из единой информационной системы, таких как 1С: Предприятие. Тем самым значительно сократятся поиски и запросы информации в других отделах, соответственно повысится скорость реакции отдела закупок.

3)     Менеджерам по закупкам, так же следует размещать всю информацию в единой информационной системе, а не в Excel, как зачастую происходит. Причина заключается в том, что другим отделам так же необходима информация от отдела закупок о том, какой, когда и с какой стоимостью товар поступит на склад.

В случае размещения данной информации в единой информационной системе 1С:Предприятие, отпадает необходимость в информировании других отделов в «ручном режиме». Другие отделы сами смогут посмотреть в системе данную информацию и лишний раз не задавать вопросы закупщикам. Excel в данном случае совершенно не подходит, так как не обладает динамической связью с такими документами как счет, заказ поставщику, остатки на складе.

4)   Зачастую менеджеры по закупкам создают сами, одни им ведомые алгоритмы определения необходимого для закупки количества товара. Такая ситуация не приемлема для руководителей компании, так как данные алгоритмы сложно контролируемые в реальной работе, особенно в Excel. В случае работы в системе 1С:Предприятие, могут быть разработаны и утверждены алгоритмы определения необходимого к закупке товара, которые не могут быть изменены лицом, не имеющим для этого достаточных полномочий.

5)   Взаиморасчеты с поставщиками требуют постоянного контроля. Мы рекомендуем заранее извещать финансовый отдел или бухгалтерию о необходимых затратах на закупку товара. В системе 1С:Предприятие для таких целей существует механизм Заявок на расходование денежных средств.

      Так же в системе 1С:Предприятие, вы можете учитывать не допоставку товара, товар в пути, пересортицу и недостачу, что позволит Вам более четко контролировать взаиморасчеты с поставщиками.

6)   Один из самых серьезных вопросов – это контроль цен поставщиков. Не секрет, что зачастую поставщики повышают цены или ошибаются в них, не ставя в известность покупателя. Осуществлять мониторинг цен закупки возможно только имея актуальные прайс-листы в базе а так же статистику цен закупки. В единой информационной системе 1С:Предприятие данная возможность реализована, в отличие от других программ и Excel.

Стоимость проекта по внедрению?

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1C: Предприятие «Управление Торговлей»

1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;

1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;

1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

 

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 10 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 20 пользователей» 

Для одновременной работы указанной в лицензии человек с платформой 1С: Предприятие.

 Срок внедрения типовой конфигурации?

В отделе закупок требуется обследование, выявление потребности.

1 день работы специалиста с оформлением отчета с целями и ограничением рамок проекта.

Как пример

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Установка 1-2 часа.

Возможна организация «тонкого клиента», для выхода на вашу базу через интернет.

Обучение пользователей описанным задачам 

2 раза по 4 часа.

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

Автоматизация взаимодействия офиса и склада на платформе 1С: Предприятие

Вы руководитель компании:

Персонал 20-200 чел.

Склад 500-4000м2.

Отгружаете не продовольственные товары.

Основные проблемы офиса в работе со складом:

  • Нет информации о точных складских остатках, или информация предоставляется по телефону;
  • Не известно, собран или подготовлен товар к отгрузке или нет;
  • Не известно, отгружен ли товар для доставки или самовывозом покупателя;
  • В каком количестве и качестве принят товар от поставщика;
  • Есть ли пересортица при приемке;
  • Какой товар был возвращен на склад;

 Основные проблемы склада при работе с офисом:

  • Документы на сборку и отгрузку склад получает в последний момент;
  • Нет точных данных по идентификации отгружаемого товара;
  • Не известны точные сроки подготовки товара к отгрузке;
  • Нет упаковочных листов;
  • Не известно, когда клиент приедет за товаром;
  • Не известно сколько, и когда готовить свободное место для новой приемки товара;
  • Нет заранее точных данных, при приемке товара на складе;
  • Вся информация передается в Excel по e-mail, и сложно разобраться в изменении данных в таблице;
  • Все проблемы «валят» на склад;
  • Нет точных адресов доставки товара для водителей;

Все вышеперечисленные проблемы или сложности могут проявляться в той или иной степени, например, множество вопросов по взаимодействию офиса и склада до сих пор решается по телефону, или по e-mail, но при таком методе работы очень сложно и долго или не возможно поднимать историю взаимоотношений офиса и склада, в случае возникновения конфликтных ситуаций.

Все нижесказанное в равной степени применимо к следующим конфигурациям:

  • 1C: Предприятие «Управление Торговлей»
  • 1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;
  • 1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;
  • 1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

Типичные задачи руководителя с точки зрения автоматизации взаимодействия офиса и склада:

  • Принимать товар от поставщиков по количеству и качеству, в случае пересортицы или недостачи, информировать в офисе отдел закупок, отражать в документации;
  • Обеспечить сохранность товара на складе, проведение регулярных инвентаризаций;
  • Обеспечить качественную и во время сборку и отгрузку товара, с информированием о результатах офис;
  • Проведение регулярных проверок качества хранения и наличие товара на складе.

Как, правило, считается, что если на складе возникают регулярные сложности с отгрузкой товара, то виноваты в этом работники склада. К сожалению это не всегда так.

Так как склад это конечный пункт отправки товара контрагенту, то и все проблемы выявляются именно на складе, и зачастую проблемы возникают уже на стадии заказа товара поставщику или в процессе доставки.

Все вышеописанные проблемы решаются двумя методами:

  • Выстраивание простых и понятных всем участникам бизнес-процессов;
  • Создание единой информационной системы.

К ,сожалению, вынужден огорчить, никакие e-mail, телефоны, excel не помогут при выстраивании взаимоотношений между офисом и складом.

Минимальная и самая общая схема товародвижения выглядит следующим образом:

 

 

 

Единственное условие, что для достижения качественной работы, все эти этапы должны выполняться, как результат совместных действий офиса и склада в единой информационной системе 1С:Предприятие.

Выстраивание простых и понятных всем участникам бизнес-процессов

  • Отдел закупок анализирует потребности компании в товаре и создает заказы поставщикам в единой системе;
  • Отдел закупок размещает заказы на организацию доставки, в отдел логистики компании;
  • Логистика оформляет транспортные перевозки в единой информационной системе и заблаговременно информирует склад о времени прихода очередного товара на склад;
  • Склад изучает план поставки товара на склад, готовит площади для размещения товара;
  • По факту приемки товара, отражает в единой системе результаты;
  • Склад проводит маркировку принятого товара, штрих кодами и артикулами;
  • Склад размещает товар по адресам хранения и так же вводит соответствующую информацию в единую систему;
  • Отдел закупок обладаем всей необходимой информацией со склада о пересортице, недостаче, браке и т.д.;
  • В случае приемки проблемного товара, в системе может быть выполнена процедура переноса товара на склад брак;
  • Отдел продаж получает в автоматическом режиме, о доступности товара к отгрузке;
  • Отдел продаж формирует заявку на отгрузку товара со склада;
  • Склад видит данную заявку в единой системе и начинает процесс сборки, так как в системе отражаются сроки отгрузки, то выстраиваются приоритеты при сборке заказов;
  • Менеджеры видят в офисе статусы сборки и отгрузки товара;
  • Логисты в офисе так же видят заявки на отгрузку и степень готовности к отгрузке в единой системе, и по мере готовности заказывают или дают распоряжение водителям вывезти и развести товар по клиентам;
  • По факту от грузки, все участники процесса по статусу заявки на отгрузку видят выполнение заказа.

 

Конечно по факту бывает и возврат товара, или замена брака, тогда выстраиваются соответствующие процессы в единой информационной системе 1С:Предприятие. 

Создание единой информационной системы         

  • На первом этапе проводится обследование специалистами в отделе закупок и на складе, при котором выявляется специфика при заказе, поступлении, хранении, отгрузки, товара.
  • Формируется документ, в котором отражаются потребности и фиксируются необходимые бизнес-процессы. Зафиксированные бизнес-процессы согласовываются с ответственными лицами компании.
  • Выявляются так же отклонения от типовой системы 1С:Предприятие и текущими бизнес-процессами заказчика;
  • На втором этапе, проводится доработка текущей системы (в случае необходимости)
  • Н третьем этапе, оформляются инструкции, и проводится обучение;
  • Проводится наполнение справочной информации в системt, или справочники импортируется из других источников;
  • На четвертом этапе проводится запуск системы в тестовую и затем в рабочую эксплуатацию.

Стоимость проекта по внедрению ?

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1C: Предприятие «Управление Торговлей»

1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;

1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;

1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

 

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 10 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 20 пользователей» 

Для одновременной работы указанной в лицензии человек с платформой 1С: Предприятие.

Срок внедрения типовой конфигурации?

Если в отделе закупок и на складе от 3х человек, требуется обследование.

1 день работы специалиста с оформлением отчета с целями и ограничением рамок проекта.

Как пример

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Установка 1-2 часа.

Возможна организация «тонкого клиента», для выхода на вашу базу через интернет.

Обучение пользователей описанным задачам 

2 раза по 4 часа.

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

Автоматизация работы отдела продаж на платформе 1С: Предприятие

 Все нижесказанное в равной степени применимо к следующим конфигурациям:

  • 1C: Предприятие «Управление Торговлей»
  • 1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;
  • 1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;
  • 1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

Типичные задачи руководителя с точки зрения автоматизации отдела продаж:

 

  • Устанавливать планы продаж по каждому менеджеру и отделу в целом;
  • Контролировать достижение планов продаж;
  • Отслеживать работу менеджеров по следующим параметрам:
    • Активность работы с текущими клиентами;
    • Активность работы по поиску новых клиентов;
    • Контролировать динамику продаж;
    • Контролировать дебиторскую задолженность;
    • Контролировать правильность оформления документов в системе.
  • Получать отчеты по планируемому поступлению денежных средств;
  • Контролировать рентабельность сделки, как до подписания договора, так и по факту;
  • Отслеживать выполнение договоров поставки;
  • Получать отчеты по наиболее рентабельному и востребованному товару.
  • Понимать рентабельность отдела продаж, для премирования и установления новых планов;

 

Типичные задачи менеджера по продажам с точки зрения системы 1С:Предприятие

Менеджеры по продажам:

  • Фиксируют в системе всех новых контрагентов, включая источник поступления клиента (реклама, выставки, встречи, исходящие звонки);
  • По всем контрагентам вводят контактную информацию;
  • Отражают всю историю взаимоотношений по каждому из событий  (позвонил, отправил предложение, назначил встречу, зафиксировал результаты встречи);
  • Вводят напоминание о встречах или днях рождения клиентов;
  • Оформляют документ «счет»;
  • Резервируют товар на складе или под заказ;
  • Контролируют выполнение поставки товара клиенту;
  • В зависимости от обязанностей, оформляют документы, «акт выполненных работ», «ТОРГ12»,  «счет фактуру»;
  • Отправляют отгрузочные документы по e-mail на склад и контрагенту;
  • Контролируют качество доставки товара клиенту;
  • Контролируют полноту и сроки оплаты выставленного счета;
  • Контролируют выполнение личного плана;
  • Контролируют дебиторскую задолженность.

Как автоматизировать отдел продаж и достигнуть выполнения вышеперечисленных задач?

Принципиально для достижения результатов необходимо следующее:

 

 

 

Менеджеры вводят всю необходимую информацию в систему 1С: Предприятие.

Руководитель формирует из системы соответствующие отчеты по контролю за работой менеджеров отдела продаж и компании в целом.

При данной схеме работы достигается  достаточный контроль за работой менеджеров. В случае, если менеджеры сами готовят отчеты  для руководителя, возможны умышленные или не умышленные ошибки.

 

В нашем случае, в системе так же планируется к работе отдел закупок, склад, бухгалтерия, соответственно информация вводимая менеджерами несколько раз проверяется другими отделами в процессе работы.

 

Каким образом определить, какую именно информацию необходимо вводить в систему?

 

В первую очередь, для ограничения временных затрат на ввод информации в систему, необходимо определиться с задачами, которые Вы хотели бы решить, т.е. ограничить рамки проекта. Вышеперечисленные задачи являются типовыми и могут быть определены специально для Вашей компании. Как правило, достаточно определиться с отчетами, которые необходимо получать руководителю и менеджеру по продаже, соответственно мы понимаем, какие данные являются минимально необходимыми для формирования отчета.

На данном этапе проводится обследование специалистами в отделе продаж, при котором выявляется потребность руководителя и потребности менеджеров.

Формируется документ, в котором отражаются потребности отдела.

Потребности по информации и отчетам понятны, что дальше?

Следующий этап, это четкое распределение, какие и в какой момент времени документы менеджер вводит в систему 1С:Предприятие. Для выполнения данной процедуры, графически изображаются бизнес-процессы в торговом отделе.

Например: поступил звонок от клиента

  • Секретарь определяет по базе ответственного менеджера, переводит звонок;
  • Менеджер в процессе выяснения потребности клиента, выполняет поиск клиента по базе 1С:Предприятие.
  • Клиент запросил коммерческое предложение на товар.
  • Менеджер выписывает предложение в системе;
  • Менеджер отправляет по e-mail из системы коммерческое предложение клиенту;
  • Менеджер фиксирует документ «событие» в системе с датой звонка клиенту.
  • В случае, если необходимо клиенту отправить факс, менеджер ставит задачу в системе секретарю, который получает данную задачу незамедлительно и отправляет факс, и завершает данную задачу, о чем менеджер так же узнает через систему 1C:Предприятие.

Схожих бизнес-процессов в торговом отделе может быть множество, тем не менее только фиксирование данных процедур дает гарантированный результат выполнения задач.

 

Как «заставить» менеджеров вводить информацию в систему?

Зачастую менеджеры до сих пор используют Excel и т.д. и не желают полноценно вводить данные в систему. Для решения данной задачи, важно понимать, что информация будет вводиться в систему только в том случае, если она кому-либо необходима в компании.

Практика показывает, что необходимо так выстраивать бизнес-процессы в компании, что бы информация введенная в отделе продаж, была получена в других отделах именно из системы 1С:Предприятие, а не каким либо другим методом (по почте, по телефону, по ICQ и т.д.). В таком случае у вас гарантированно в системе будет введена вся необходимая информация.

Стоимость проекта по внедрению ?

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1C: Предприятие «Управление Торговлей»

1C: Предприятие «Управление не большой фирмой»;

1C: Предприятие «Комплексная Конфигурация»;

1C: Предприятие «Управление производственным предприятием».

 

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 10 пользователей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 20 пользователей» 

Для одновременной работы указанной в лицензии человек с платформой 1С: Предприятие.

Срок внедрения типовой конфигурации?

Если в отделе продаж от 5 человек, требуется обследование.

1 день работы специалиста с оформлением отчета с целями и ограничением рамок проекта.

Как пример

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Установка 1-2 часа.

Возможна организация «тонкого клиента», для выхода на вашу базу через интернет.

Обучение пользователей описанным задачам 

2 раза по 4 часа.

 

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

Переход с устаревших учетных систем таких, как Microsoft Access, Delphi, Visual Basic, «Торговля и склад» 7.7 на платформу 1С 8 в торговой или производственной компании

Вы руководитель компании, в которой исторически программист-разработчик писал несколько лет, иногда до 8-10 лет учетную торговую систему, на основании одной из ныне устаревших платформ.

С одной стороны данная система Вас устраивает, так как Вы сами приложили огромные усилия для ее внедрения, с другой стороны, данная система не в полной мере связанна с 1С Бухгалтерией, да и новые функциональные возможности новых систем значительно превосходят текущую систему, например блоки взаимоотношения с клиентами или финансовый учет.

Так же в устаревших системах, не всегда удавалось реализовать товародвижение, финансовый учет.

Данная ситуация обусловлена тем, что в компании 1С трудятся тысячи человек, включая бизнес аналитиков, консультантов, программистов, для написания типовых конфигураций 1С, в Вашей же компании трудился 1-2 разработчика, которые понимали Ваши бизнес-процессы сквозь свой личный опыт.

Тем не менее, основная проблема заключается как раз не в системе, а в программистах, которые ее писали. Не новость, что программисты со временем теряют интерес к своим разработкам, или просто покидают компанию. Документацию обычно в процессе разработки никто не поддерживает в актуальном состоянии.

Соответственно при каждом новом нанятом программисте, историческая информация об написанных алгоритмах становится все менее актуальной.  Происходит критическая ситуация с поддержкой текущей информационной системы.

Вы принимаете решение о внедрении современных систем, так как больше не можете подвергать бизнес опасности власти одного программиста.

Наша практика показывает, что самое ценное с точки зрения автоматизации в компаниях, это распределение обязанностей между сотрудниками по обработке информации и понятные бизнес-процессы.

Тем самым, если Вы использовали ранее какие-либо системы, и они Вас устраивали, значит в Вашей компании с высокой долей вероятности бизнес-процессы отработаны. Таким образом обычно не возникает сложности с переводом компаний с устаревших информационных систем на современные.

Сложности могут возникать при переносе исторических данных из устаревших систем в новые. Однако на практике номенклатура товара, контрагенты, контактная информация переносится достаточно просто. Сложнее переносить взаиморасчеты, мультивалютный учет, специализированные расчеты и отчеты.

Зачастую заказчик ставит задачу перенести устаревшую систему 1:1 в современную систему, на такую, как, 1С:Предприятие.

Со своей стороны мы рекомендуем для начала изучить с нашей помощью все возможности современной системы и максимально использовать типовые функциональные возможности, и дорабатывать только абсолютно необходимые, что позволит максимально облегчить дальнейшую поддержку новой системы, без привязки к конкретным разработчикам.

Специалистами компании НТЦ РЕАЛ СОФТ накоплен значительный опыт по переводу с таких систем, как:

  • Microsoft Access
  • Delphi
  • Visual Basic
  • Visual Fox Pro

 

  • Sybase
  • PostgreSQL
  • MySQL

На следующие программные продукты 1С:Предприятие:

  • 1С:Предприятие «Управление Торговлей»
  • 1С:Предприятие «Управление небольшой фирмой»
  • 1С:Предприятие «Комплексная конфигурация»
  • 1С:Предприятие «Управление Производственным предприятием»

Типовой план перехода:

Проводится первичное обследование

  • На данном этапе проводится общее обследование по текущим бизнес-процессам компании.
  • Практика – интервьюирование ключевых лиц компании, отвечающие за работу в информационной системе.

Составляется отчет об обследовании

  • Цель отчета – обозначить цели и рамки проекта.
  • Аргументировано подобрать конфигурацию 1С:Предприятие.
  • Отразить в отчете отличия Ваших текущих бизнес-процессов от типовой конфигурации.
  • Определиться с данными для переноса;
  • Отразить необходимые доработки в типовой; конфигурации;
  • Составить план перехода и зафиксировать планируемую стоимость проекта;
  • Отразить текущие бизнес-процессы компании в отчете с привязкой ответственных, за выполнение операций в новой системе.

Согласование бизнес-процессов с руководством компании.

  • Проводится согласование и распределение задач между ответственными сотрудниками для работы в новой системе.

Подготавливаются данные для переноса из устаревшей системы в 1С:Предприятие.

 

Выполняется тестовая выгрузка данных.

  • На данном этапе, заказчик получает выгруженные данные в новую информационную систему. Можно проводить тестирование данных.

Выполняются работы по доработке платформы 1С:Предприятие

  • Заказчик получает необходимые доработки и отчеты, которые могут быть протестированы на ранее выгруженных данных заказчика.

Выполняются работы по настройке выгрузки данных в 1С: Предприятие «Бухгалтерия»

  • Определяются данные для обмена с бухгалтерией.

Проводится обучение сотрудников по ролям в системе, готовятся инструкции.

  • По факту обучения проводится тестирование сотрудников на знание системы.

Проводится тестовая эксплуатация, новой информационной системы, параллельно с устаревшей информационной системой.

  • Тем самым гарантируется полная работоспособность новой системы.

Принимается решение о запуске, новой системы.

  • Производится повторная выгрузка данных, происходит старт новой системы.

Поддержка на этапе эксплуатации

  • Специалисты контролируют полноту и качество ввода данных в систему.

Вышеприведенная схема является типовой и описывает только общие этапы, детальный план перехода можно составить только при проведении обследования.

Проектный отдел нашей компании имеет опыт автоматизации торговых и производственных компаний с численностью персонала от 10 до 500 сотрудников. Знания торговых и производственных процессов, позволяют нам рекомендовать Вам оптимальные методы внедрения.

Внедрение 1С в «новых» торговых компаниях

Вы руководитель недавно открытой торговой компании и у Вас схожая структура:

 

Руководитель;

Менеджер по продаже 1-5 чел.;

Складской работник 1 чел.;

Бухгалтер 1 чел. (не в штате);

Секретарь 1 чел.

 

Типичные задачи руководителя с точки зрения автоматизации:

  • Обеспечить рабочими инструментами всех сотрудников;
  • Ставить задачи и контролировать работу менеджеров по продаже;
  • Обеспечить накладными, актами, счетами-фактурами контрагентов;
  • Контролировать поступление и расход денежных средств;
  • Контролировать своевременность отгрузки товара со склада;
  • Контролировать своевременность сданных отчетов Бухгалтером в контролирующие органы.

Общая схема реализации общей информационной системы торговой компании:

 

 

1С: Предприятие «Управление торговлей»

Менеджеры по продажам:

  • Фиксируют в системе всех новых контрагентов;
  • По всем контрагентам вводят контактную информацию;
  • Отражают всю историю взаимоотношений по каждому из событий  (позвонил, отправил предложение, назначил встречу, зафиксировал результаты встречи);
  • Вводят напоминание о встречах или днях рождения клиентов;
  • Оформляют документ «счет»;
  • Оформляют отгрузочные документы, «акт выполненных работ», «ТОРГ12»,  «счет фактуру»;
  • Отправляют отгрузочные документы по e-mail на склад и контрагенту;
  • Контролируют качество доставки товара клиенту;
  • Контролируют полноту и сроки оплаты выставленного счета.

Складской работник:

  • Получает по системе 1С: Предприятие «Управление торговлей»  задачу на отгрузку;
  • Собирает товар для отгрузки, и фиксирует пересортицу или недостачу в системе;
  • Извещает менеджера о готовности отгрузки товара через систему;
  • Распечатывает необходимые документы (ТОРГ12, счет фактуру) и выдает товар контрагенту.
  • Проводит процедуры инвентаризации.

Секретарь:

  • По телефонному звонку, определяет по ИНН или наименованию контрагента ответственного менеджера;
  • В случае отсутствия менеджера по продаже, фиксирует событие по клиенту в базе 1С: Предприятие «Управление торговлей»;
  • Получает задачи от других менеджеров на отправку коммерческих предложений или отправку оригиналов документов по почте или по факсу.

1С: Предприятие «Управление торговлей», «Бухгалтерия», СБиС++

Бухгалтер: (есть возможность работать из дома по удаленному доступу)

  • Вводит выписку из клиент-банка в 1С: Предприятие «Управление торговлей»;
  • Формирует налоговые платежные поручения;
  • Получает в 1С: Предприятие «Бухгалтерия» все оформленные менеджерами ранее отгрузочные документы;
  • Готовит отчетность в контролирующие органы и выгружает в электронную систему отчетности, такую как СБиС++

1С: Предприятие «Управление торговлей», СБиС++

Руководитель:

  • Формирует отчет по дебиторской и кредиторской задолженности;
  • Отчет об объемах продаж в любых разрезах;
  • Отчет об объемах выставленных и не оплаченных счетов;
  • Отчет об активности работы менеджеров по активности событий в системе 1С: Предприятие «Управление торговлей»;
  • Отчет о себестоимости товара;
  • Отчет о прибыли компании;
  • Фиксирует план закупок на основании статистики продаж и сезонности;
  • Через систему электронной отчетности контролирует сроки сдачи отчетности бухгалтером а так же сверку по взаиморасчетам с бюджетом.

Стоимость проекта по внедрению ?

Для реализации вышеперечисленной технологии, Вам потребуется следующие продукты:

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Данная система является основной в компании

1С: Предприятие «Бухгалтерия»  ПРОФ или Базовая

Служит для подготовки регламентированной отчетности бухгалтером.

Данные автоматически импортируются из 1С: Предприятие «Управление торговлей» 

1С: Предприятие «Лицензия на 5 пользователей» 

Для одновременной работы до 6 человек с платформой 1С: Предприятие.

Система электронной отчетности СБиС++

Необходима для отправки отчетности в контролирующие органы.

Срок внедрения?

1С: Предприятие «Управление торговлей»  ПРОФ

Установка 1-2 часа.

Возможна организация «тонкого клиента», для выхода на вашу базу через интернет.

1С: Предприятие «Бухгалтерия»  ПРОФ или Базовая

Установка 1 час, возможна настройка удаленного доступа. 

Обучение пользователей описанным задачам 

2 раза по 4 часа.

Система электронной отчетности СБиС++

1-2 часа, включая обучение.

 

 

Для специалистов нашей компании данное внедрение является типовым и, как правило, не влияет на увеличение сроков внедрения.  У Вас, работы выполняют только высококвалифицированные специалисты, отвечающие за конечный результат.

1С :Управление торговлей базовая версия

Бесплатные часы :1ч
Цена : 4 600 руб

 

Бесплатная доставка
Бесплатно добавление классификатора адресов
Бесплатная первичная настройка
Бесплатное краткое обучение

  • У Вас торговая компания от 3х до 20 человек.
  • Необходимо управлять менеджерами по продаже.
  • Закупать товар.
  • Контролировать склад (от 1 до 1000м2).
  • Отгружать товар.
  • Выписывать: счет, накладную, акт, счет-фактуру, ттн, приходный, расходный кассовый ордер, кассовый чек.
  • Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.
  • Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам, складу, прибыли.


Все вышеперечисленные задачи с успехом выполняет 1С: «Управление Торговлей 8».

Основная схема работы торговой компании:

 

Шаг первый


Как организовать работу менеджеров?

Основные обязанности менеджера в системе 1С: «Управление торговлей 8»:

  • завести в 1С: «Управление торговлей 8» клиента с контактной информацией;
  • ввести данные, откуда пришел клиент в компанию (выставка, входящий звонок, сайт и т.д.);
  • написать событие по клиенту, и если необходимо, напоминалку, когда следующий контакт;
  • оформить и отправить счет по e-mail;
  • проконтролировать оплату;
  • зарезервировать товар на складе;
  • выписать отгрузочные документы.


Все вышеперечисленные обязанности реализуются в 1С: «Управление торговлей 8»

Карточка клиента:

В карточку клиента вводятся все необходимые контактные данные: наименование организации, телефоны, адреса, контактные лица, по необходимости реквизиты компании для оформления документов.

Карточка клиента

Карточка товара:

В карточке товара Вы сможете отразить не только наименование товара и его основные характеристики, а так же разместить фотографии товара, прикрепить внешние файлы, например сертификаты на товар, его описание для отправки по e-mail, инструкции по пользованию товара и т.д.

Карточка товара


События по клиентам:


В системе 1С «Управление торговлей 8» реализован очень удобный механизм фиксирования всех событий по клиенту, если с одним клиентом работает несколько менеджеров или технических специалистов, то Вы сможете увидеть всю историю работы с клиентом.

Вы так же сможете ставить напоминалки о сроках отгрузок по договору, о днях рождения клиентов и т.д., полная замена MS Outlook и Excel.

События по клиентам

У Ваших менеджеров будет мощнейший инструмент напоминаний и событий, которые будут выстроены в хронолигическом порядке :«события на сегодня, события на завтра, просроченные события, что безусловно позволит четко контролировать все задачи по клиентам.

Список событий


Оформление счета:


Оформление счета

В системе реализован очень простой механизм оформления счета. Почему мы рекомендуем выписывать счета в системе 1С «Управление торговлей 8» а не в Excel?

В вашей базе всегда будет зафиксированы все счета, которые менеджеры выписали.

У каждого счета будет уникальный номер.

Так как у Вас в базе уже заведены наименования клиентов и номенклатуры товара, то оформление счета из 1-5 наименований товара не займет более 1 минуты.

Отправка счета может производиться сразу же из системы 1С «Управление торговлей 8» с помощью встроенной почтовой программы. Вам не надо будет сохранять счет в формате XLS и отправлять его прикрепленным файлом через MS Outlook

Отправка счета


Для отправки счета, Ваши менеджеры могут использовать встроенный в 1С «Управление торговлей» почтовый клиент:

Встроенный в 1С:Управление Торговлей 8 почтовый клиент


Вы можете посмотреть всю текущую информацию по счету, нажав всего лишь одну кнопку «Анализ заказа покупателя»

Просмотр текущей информации по счету


Контролировать оплату:

Вам надоело спрашивать бухгалтера о поступлении денег? Или бухгалтер на аутсорсе?

Мы рекомендуем самый простой механизм контроля поступлений денежных средств.

В настоящий момент у всех банков есть системы On-line bank или системы клиент-банк. Вы выгружаете выписку из такой системы в виде файла в формате 1С (все банки это умеют) и импортируете нажатием 2х кнопок в систему 1С «Управление торговлей 8». Теперь Вы сможете видеть все поступления денежных средств, так как они привязываются к счету, который вы выставили Вашему клиенту.

Но Вы выписываете десятки счетов в месяц! Как контролировать выставленные, но не оплаченные счета?

Вопрос решается формированием отчета по «выставленным, но не оплаченным счетам»

В данном отчете, Вы увидите все счета, которые Вам не оплатили Ваши клиенты.

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам:

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам


Зарезервировать товар на складе (независимо от величины склада) 1м2 в офисе или 1000 м2 складского комплекса в области:

Если в компании работает более одного менеджера по продажам, то Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда одна единица товара на складе продавалась разными менеджерами разным клиентам. В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете резервировать товар на складе и всегда иметь возможность посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар.

Посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар


Или так:

Зарезервировать товар на складе

 

Шаг второй


Как организовать закупки?

Основные обязанности ответственного за закупку товара в системе 1С: «Управление торговлей 8»,:

  • поддерживать не снижаемый остаток товара на складе;
  • закупать необходимый товар;
  • оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поддерживать не снижаемый остаток товара на складе.

В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете ввести не снижаемый остаток для каждой единицы товара в системе. Раз в неделю или каждый день, ответственный за закупки будет формировать отчет в системе, который покажет какой товар приблизился к не снижаемому остатку, который необходимо заказывать.

Закупать необходимый товар.


Закупка товара

Так же есть возможность формировать отчет, который проведет анализ оборачиваемости товара с учетом сезонности. Вы сможете заказать именно тот товар, который продают менеджеры.

Почему так просто получить отчет, который практически недоступен для Excel?

Все дело в том, что все отгрузочные документы (Торг 12) оформляются в системе 1С: «Управление торговлей 8», где учитываются даты, кол-во, ответственный за продажу и т.д. Соответственно вся необходимая информация о потребности в товаре для Вашей компании у Вас будет доступна в отчетах.

Отчет по реализации по менеджерам


Или так:

Отчет по реализации в разрезе проданных услуг



Для контроля за закупками, все что необходимо, это завести документ «заказ поставщику» в системе 1С: «Управление торговлей 8». В системе так же могут быть указаны сроки поставки.

Оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поступление товара

Поступление товара оформляется документом «поступление товара», который в свою очередь вводится на основании «заказа поставщику».
Выполнить поступление товара в системе 1С: «Управление торговлей 8» очень просто, так как ранее Вы уже вводили номенклатуру товара в «заказе поставщику».
В поступлении так же могут фиксироваться серии товаров и сроки годности, по которым можно будет легко определять, какую серию товара лучше отгружать со склада в первую очередь.

Шаг третий


Как отгрузить товар?


Оформление счет-фактуры и накладной

Мы уже заказали и выполнили поступление товара на склад в 1С: «Управление торговлей 8», так же мы зарезервировали товар за покупателем (резервирование не обязательно).
Клиент изъявил желание получить товар.
Все что нам необходимо - это ввести на основании «заказа покупателя или Счета», документ «Накладная Торг 12» и «Счет-Фактура».
Традиционно для оформления данных документов используется 1С: «Бухгалтерия», но только в том случае, если в Вашей компании не используется 1С: «Управление торговлей 8».
Гораздо удобнее и правильнее оформлять данные документы именно в торговой системе 1С: «Управление торговлей 8», так как Вы сможете получать любые отчеты, по отгрузке товаров покупателям; например:

Анализ выполнения заказа покупателя:

Анализ выполнения заказа покупателя


Самый продаваемый товар по сумме:

Отчет по самым продаваемым товарам по сумме


Остатки по складу в ценах номенклатуры:

Остатки по складу в ценах номенклатуры


После ввода документов Торг12, у Вас будет уменьшен остаток по складу. Тем самым другие менеджеры уже не смогут продавать товар, который будет по документам отгружен со склада.

Шаг четвертый

Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.

Взаимодействие с бухгалтерией

Если в Вашей компании бухгалтер на аутсорсе, то Вы сможете сами оформлять в 1С: «Управление торговлей 8» все необходимые документы для отгрузки товара или оказания услуг.

Так же у Вас есть возможность выгрузить все оформленные Вами документы в 1С: «Бухгалтерия», что несомненно сократит затраты времени на взаимодействие с бухгалтерией.

Если бухгалтерия в штате Вашей компании, то идеальным вариантом будет оформлять все первичные документы в 1С: «Управлении торговлей», включая Банк. (что было описано ранее). Затем в автоматическом режиме будет производиться выгрузка данных в 1С: «Бухгалтерия».

Шаг пятый

Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам CRM, складу, прибыли.

Как контролировать эффективность работы менеджеров?

Контроль работы менеджеров может быть осуществлен с помощью основных показателей работы менеджеров:

  • общая сумма выручки;
  • число сделок;
  • число выставленных заказов;
  • число неоплаченных заказов;
  • число должников;
  • количество событий по клиентам.

Как оперативно оценить динамику продаж по менеджеру?

С помощью сводного отчета по объему продаж в разрезе менеджеров по продажам.

Показатели работы менеджеров


Оценка динамики продаж по менеджеру

Оценка динамики продаж по менеджеру


Как найти ответственного за клиента менеджера?

С помощью обычной сортировки по ответственным менеджерам за клиента.

Сортировка по ответственным менеджерам за клиента


Или так:

Справочник по контрагенту, вкладка менеджеры


Как контролировать эффективность рекламы?

Вы сможете контролировать наиболее эффективные методы привлечения клиентов в компанию.

Анализ эффективности рекламы


Все говорят, что очень заняты, но так ли это на самом деле?

Проверьте с помощью отчета по событиям, сколько менеджеры сделали записей по клиентам. Сколько отправили предложений и выставили счетов.

Показатели работы менеджеров

1C :Управление торговлей 8 ПРОФ

Бесплатные часы :4ч
Цена : 14 500 руб

 

Бесплатная доставка
Бесплатно добавление классификатора адресов
Бесплатная первичная настройка
Бесплатное краткое обучение

  • У Вас торговая компания от 3х до 20 человек.
  • Необходимо управлять менеджерами по продаже.
  • Закупать товар.
  • Контролировать склад (от 1 до 1000м2).
  • Отгружать товар.
  • Выписывать: счет, накладную, акт, счет-фактуру, ттн, приходный, расходный кассовый ордер, кассовый чек.
  • Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.
  • Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам, складу, прибыли.


Все вышеперечисленные задачи с успехом выполняет 1С: «Управление Торговлей 8».

Основная схема работы торговой компании:

 

Шаг первый


Как организовать работу менеджеров?

Основные обязанности менеджера в системе 1С: «Управление торговлей 8»:

  • завести в 1С: «Управление торговлей 8» клиента с контактной информацией;
  • ввести данные, откуда пришел клиент в компанию (выставка, входящий звонок, сайт и т.д.);
  • написать событие по клиенту, и если необходимо, напоминалку, когда следующий контакт;
  • оформить и отправить счет по e-mail;
  • проконтролировать оплату;
  • зарезервировать товар на складе;
  • выписать отгрузочные документы.


Все вышеперечисленные обязанности реализуются в 1С: «Управление торговлей 8»

Карточка клиента:

В карточку клиента вводятся все необходимые контактные данные: наименование организации, телефоны, адреса, контактные лица, по необходимости реквизиты компании для оформления документов.

Карточка клиента

Карточка товара:

В карточке товара Вы сможете отразить не только наименование товара и его основные характеристики, а так же разместить фотографии товара, прикрепить внешние файлы, например сертификаты на товар, его описание для отправки по e-mail, инструкции по пользованию товара и т.д.

Карточка товара


События по клиентам:


В системе 1С «Управление торговлей 8» реализован очень удобный механизм фиксирования всех событий по клиенту, если с одним клиентом работает несколько менеджеров или технических специалистов, то Вы сможете увидеть всю историю работы с клиентом.

Вы так же сможете ставить напоминалки о сроках отгрузок по договору, о днях рождения клиентов и т.д., полная замена MS Outlook и Excel.

События по клиентам

У Ваших менеджеров будет мощнейший инструмент напоминаний и событий, которые будут выстроены в хронолигическом порядке :«события на сегодня, события на завтра, просроченные события, что безусловно позволит четко контролировать все задачи по клиентам.

Список событий


Оформление счета:


Оформление счета

В системе реализован очень простой механизм оформления счета. Почему мы рекомендуем выписывать счета в системе 1С «Управление торговлей 8» а не в Excel?

В вашей базе всегда будет зафиксированы все счета, которые менеджеры выписали.

У каждого счета будет уникальный номер.

Так как у Вас в базе уже заведены наименования клиентов и номенклатуры товара, то оформление счета из 1-5 наименований товара не займет более 1 минуты.

Отправка счета может производиться сразу же из системы 1С «Управление торговлей 8» с помощью встроенной почтовой программы. Вам не надо будет сохранять счет в формате XLS и отправлять его прикрепленным файлом через MS Outlook

Отправка счета


Для отправки счета, Ваши менеджеры могут использовать встроенный в 1С «Управление торговлей» почтовый клиент:

Встроенный в 1С:Управление Торговлей 8 почтовый клиент


Вы можете посмотреть всю текущую информацию по счету, нажав всего лишь одну кнопку «Анализ заказа покупателя»

Просмотр текущей информации по счету


Контролировать оплату:

Вам надоело спрашивать бухгалтера о поступлении денег? Или бухгалтер на аутсорсе?

Мы рекомендуем самый простой механизм контроля поступлений денежных средств.

В настоящий момент у всех банков есть системы On-line bank или системы клиент-банк. Вы выгружаете выписку из такой системы в виде файла в формате 1С (все банки это умеют) и импортируете нажатием 2х кнопок в систему 1С «Управление торговлей 8». Теперь Вы сможете видеть все поступления денежных средств, так как они привязываются к счету, который вы выставили Вашему клиенту.

Но Вы выписываете десятки счетов в месяц! Как контролировать выставленные, но не оплаченные счета?

Вопрос решается формированием отчета по «выставленным, но не оплаченным счетам»

В данном отчете, Вы увидите все счета, которые Вам не оплатили Ваши клиенты.

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам:

Отчет по выставленным, но не оплаченным счетам


Зарезервировать товар на складе (независимо от величины склада) 1м2 в офисе или 1000 м2 складского комплекса в области:

Если в компании работает более одного менеджера по продажам, то Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда одна единица товара на складе продавалась разными менеджерами разным клиентам. В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете резервировать товар на складе и всегда иметь возможность посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар.

Посмотреть за каким именно клиентом и менеджером зарезервирован товар


Или так:

Зарезервировать товар на складе

 

Шаг второй


Как организовать закупки?

Основные обязанности ответственного за закупку товара в системе 1С: «Управление торговлей 8»,:

  • поддерживать не снижаемый остаток товара на складе;
  • закупать необходимый товар;
  • оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поддерживать не снижаемый остаток товара на складе.

В системе 1С: «Управление торговлей 8», Вы сможете ввести не снижаемый остаток для каждой единицы товара в системе. Раз в неделю или каждый день, ответственный за закупки будет формировать отчет в системе, который покажет какой товар приблизился к не снижаемому остатку, который необходимо заказывать.

Закупать необходимый товар.


Закупка товара

Так же есть возможность формировать отчет, который проведет анализ оборачиваемости товара с учетом сезонности. Вы сможете заказать именно тот товар, который продают менеджеры.

Почему так просто получить отчет, который практически недоступен для Excel?

Все дело в том, что все отгрузочные документы (Торг 12) оформляются в системе 1С: «Управление торговлей 8», где учитываются даты, кол-во, ответственный за продажу и т.д. Соответственно вся необходимая информация о потребности в товаре для Вашей компании у Вас будет доступна в отчетах.

Отчет по реализации по менеджерам


Или так:

Отчет по реализации в разрезе проданных услуг



Для контроля за закупками, все что необходимо, это завести документ «заказ поставщику» в системе 1С: «Управление торговлей 8». В системе так же могут быть указаны сроки поставки.

Оформлять поступление товара по количеству и стоимости.

Поступление товара

Поступление товара оформляется документом «поступление товара», который в свою очередь вводится на основании «заказа поставщику».
Выполнить поступление товара в системе 1С: «Управление торговлей 8» очень просто, так как ранее Вы уже вводили номенклатуру товара в «заказе поставщику».
В поступлении так же могут фиксироваться серии товаров и сроки годности, по которым можно будет легко определять, какую серию товара лучше отгружать со склада в первую очередь.

Шаг третий


Как отгрузить товар?


Оформление счет-фактуры и накладной

Мы уже заказали и выполнили поступление товара на склад в 1С: «Управление торговлей 8», так же мы зарезервировали товар за покупателем (резервирование не обязательно).
Клиент изъявил желание получить товар.
Все что нам необходимо - это ввести на основании «заказа покупателя или Счета», документ «Накладная Торг 12» и «Счет-Фактура».
Традиционно для оформления данных документов используется 1С: «Бухгалтерия», но только в том случае, если в Вашей компании не используется 1С: «Управление торговлей 8».
Гораздо удобнее и правильнее оформлять данные документы именно в торговой системе 1С: «Управление торговлей 8», так как Вы сможете получать любые отчеты, по отгрузке товаров покупателям; например:

Анализ выполнения заказа покупателя:

Анализ выполнения заказа покупателя


Самый продаваемый товар по сумме:

Отчет по самым продаваемым товарам по сумме


Остатки по складу в ценах номенклатуры:

Остатки по складу в ценах номенклатуры


После ввода документов Торг12, у Вас будет уменьшен остаток по складу. Тем самым другие менеджеры уже не смогут продавать товар, который будет по документам отгружен со склада.

Шаг четвертый

Наладить взаимодействие с бухгалтером или бухгалтерией.

Взаимодействие с бухгалтерией

Если в Вашей компании бухгалтер на аутсорсе, то Вы сможете сами оформлять в 1С: «Управление торговлей 8» все необходимые документы для отгрузки товара или оказания услуг.

Так же у Вас есть возможность выгрузить все оформленные Вами документы в 1С: «Бухгалтерия», что несомненно сократит затраты времени на взаимодействие с бухгалтерией.

Если бухгалтерия в штате Вашей компании, то идеальным вариантом будет оформлять все первичные документы в 1С: «Управлении торговлей», включая Банк. (что было описано ранее). Затем в автоматическом режиме будет производиться выгрузка данных в 1С: «Бухгалтерия».

Шаг пятый

Строить отчеты для руководства по: продажам, менеджерам CRM, складу, прибыли.

Как контролировать эффективность работы менеджеров?

Контроль работы менеджеров может быть осуществлен с помощью основных показателей работы менеджеров:

  • общая сумма выручки;
  • число сделок;
  • число выставленных заказов;
  • число неоплаченных заказов;
  • число должников;
  • количество событий по клиентам.

Как оперативно оценить динамику продаж по менеджеру?

С помощью сводного отчета по объему продаж в разрезе менеджеров по продажам.

Показатели работы менеджеров


Оценка динамики продаж по менеджеру

Оценка динамики продаж по менеджеру


Как найти ответственного за клиента менеджера?

С помощью обычной сортировки по ответственным менеджерам за клиента.

Сортировка по ответственным менеджерам за клиента


Или так:

Справочник по контрагенту, вкладка менеджеры


Как контролировать эффективность рекламы?

Вы сможете контролировать наиболее эффективные методы привлечения клиентов в компанию.

Анализ эффективности рекламы


Все говорят, что очень заняты, но так ли это на самом деле?

Проверьте с помощью отчета по событиям, сколько менеджеры сделали записей по клиентам. Сколько отправили предложений и выставили счетов.

Показатели работы менеджеров

1С:Розница 8

Бесплатные часы:1ч
Цена : 10 800 руб

Бесплатная доставка
Бесплатно добавление классификатора адресов
Бесплатная первичная настройка
Бесплатное краткое обучение

Прикладное решение "1С:Розница 8" предназначено для автоматизации торговой деятельности магазинов и других розничных торговых точек, в том числе объединенных в торговую сеть.

Прикладное решение "1С:Розница 8" автоматизирует регистрацию следующих операций:

  • приход товаров от контрагента на склады магазина;
  • реализация товаров и услуг контрагенту;
  • перемещения товаров между магазинами, внутренними складами магазинов, магазинами и складами торгового предприятия;
  • торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи товара, так и с предпродажной подготовкой комплекта;
  • возвраты товаров от покупателей, включая возврат после закрытия кассовой смены;
  • инвентаризация товарных запасов;
  • оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в магазинах;
  • оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;
  • перемещение денежных средств между магазинами, внутренними кассами магазинов, магазинами и кассами торгового предприятия;
  • работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения/не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров; работа с банковскими кредитами.
  • использование процентных скидок по дисконтным картам (фиксированные и накопительные скидки), скидки с разделением по магазинам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты.
  • поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, электронные весы, дисплеи покупателя, эквайринговые системы, ридеры магнитных карт.

 

Прикладное решение "1С:Розница 8" может работать с территориально распределенными информационными базами(РИБ). При этом обеспечивается четкое разделение документооборота по магазинам, а в центральном узле РИБ консолидируется информация по всем магазинам сети. С помощью центрального узла можно быстро создать периферийный узел РИБ.

Прикладное решение "1С:Розница 8" может автоматически обмениваться информацией с управляющей информационной системой (back-office). В качестве управляющей системы для прикладного решения "1С:Розница 8" может использоваться прикладное решение "Управление торговлей". С помощью управляющей системы можно создать неограниченное количество узлов в прикладном решении "1С:Розница 8", которые, в свою очередь, могут являться центральными узлами распределенной информационной базы.

Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла прикладного решения. Например, в главном узле РИБ администратор системы может зарегистрировать пользователя информационной базы удаленного узла и настроить его права доступа.

Наряду с многомагазинным учетом, реализован многофирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации (фирме).

Прикладное решение "1С:Розница 8" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады магазина. Ордерная схема предусматривает предварительную регистрацию списка товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарами на складе регистрируется документами "Расходный ордер на товары" или "Приходный ордер на товары".

Автоматизируется учет товарных запасов на складах магазинов и учет денежных средств в кассах магазинов.

Прикладное решение позволяет из центрального узла регулировать розничные цены для каждого магазина. В то же время можно предоставить магазину право самому корректировать розничные цены в зависимости от его расположения и наличия конкуренции.

В программе реализованы механизмы формирования ценников и этикеток.

Реализованы механизмы автоматического определения ставки НДС в момент продажи товара со складов магазина. Система налогообложения устанавливается для каждого склада отдельно. В момент продажи товара, торговый зал (или склад), с которого необходимо продавать товар, определяется кассой продажи товара и номенклатурной группой, к которой он (товар) принадлежит, Это делает возможным корректный ввод документов в магазинах, использующих смешанную систему налогообложения.

Прикладное решение "1С:Розница 8" реализует схемы автоматизированного распределения товаров по складам, когда при приеме товара оператор может распределить поставку по складам (торговым залам) магазина в зависимости от номенклатурной группы товара.